Sosiaalinen media muuttaa työtä

Kuluvan syksyn aikana Eduskunnan kirjaston tietoympäristössä on tapahtumassa suuria muutoksia. Eduskunnan sähköposti- ja kalenterijärjestelmä vaihtui lokakuun alkuviikoilla, mutta merkittävämpi mullistus tekee tuloaan pinnan alla.

Vuoden vaihteen jälkeen on eduskunnassa suunnitelmien mukaan käyttöön tulossa sähköinen työpöytä, jonka piiriin olemme siirtämässä myös kirjaston Intranetin sisältöjä. Se tuo mukanaan myös työn laadullisen muutoksen - kokonaan uudentyyppisen sisäisen viestinnän ympäristön.

Sisäiset asiakirjat järjestykseen
Kirjastossa tehtävästä työstä vain pieni osa näkyy asiakkaille, jotka tulevat käymään paikan päällä. Lainauksen ja tietopalvelun lisäksi julkaisujen tilaus- ja käsittely sekä luettelointi ja sisällönkuvailu työllistävät koko joukon henkilökuntaa.

Asiantuntijatyö pitää sisällään esimerkiksi koulutuksien suunnittelua ja lausuntoja omaan työalueeseen liittyvistä asioista. Kirjaston verkkopalvelut edellyttävät ylläpitoa, sisältöjen tuottamista ja suunnittelua. Lisäksi yhteistyö eduskunnan sisällä sekä ulkopuolisten yhteistyötahojen kanssa laajentaa työtä kirjaston seinien ulkopuolelle.

Kaikkeen työhön sisältyy myös johtamista, strategioita, työnjakoa, suunnittelua ja yhteisiä päätöksiä sekä koulutusta. Näiden kirjalliset tulokset näkyvät erilaisina muistioina, tiimien ja työryhmien pöytäkirjoina ja hallinnollisina asiakirjoina. Sisäisen tiedon nopea löytyminen ja sujuva käsittely kaikissa työvaiheissa onkin tänä päivänä tärkeä osa hyvin toimivaa organisaatiota.

Eduskunnan kirjastossa suuri osa sisäisistä asiakirjoista on tallennettu intranetiin, joka on vuosien saatossa alkanut pursuilla yli rajojensa kuin liian paljon täytettä saanut kermakakku. Kun tietoa tulee liikaa, eikä sitä ehditä jäsentää, oleellinen ja epäoleellinen alkavat sekoittua. Uusien työvälineiden käyttöönotto on siis enemmän kuin tervetullutta.

Uuden tiedon seuranta ja tietojen päivitys helpottuu
Suunnittelutyön määrä siirtymässä ei jää vähäiseksi. Sähköistä työpöytää varten koko asiakirjojen arsenaali on järjestettävä uudelleen. Työ edellyttää paitsi aineistojen läpikäymistä ja niiden uudelleen luokittelua selkeiksi kokonaisuuksiksi helpottamaan niiden käytettävyyttä.

On tarpeellista myös tutustua työvälineen muihin ominaisuuksiin. Esimerkiksi sisältötuotannon käyttöoikeudet ja hallinnointi voidaan rakentaa kokonaan uudella tavalla – lähtökohtaisesti sisältöjen käsittelyä voitaisiin myös jakaa laajemmin, osin wiki-tyyppisillä ratkaisuillakin.

Käyttöön voitaisiin ottaa monia uusia toimintoja, jotka muuttavat työnteon tapoja sosiaalisen median mallien mukaiseksi – tai ainakin voisivat muuttaa. Uutta tietoa olisi yhä helpompi seurata ajantasaisesti RSS-syötteiden avulla.

Jakamista ja keskustelua
Sähköisellä työpöydällä olisi myös entistä laajemmat ja nopeammat mahdollisuudet jakaa dokumentteja ja keskustella. Työryhmien sisäinen tai laajempikin verkkokeskustelu tulisi sähköpostien lähettämistä helpommaksi. Hankkeille ja työryhmille voidaan rakentaa omia työtiloja, joihin voidaan koota tarvittavat materiaalit ja käydä siellä joustavasti verkkokeskustelua kokousten ulkopuolellakin.

Muutoksien vastaanotto ei kuitenkaan aina ole niin yksinkertainen, mihin työvälineiden tekniikka antaisi periksi. Jakamisen uusi taso on kuin uimaan opettelua, jossa kierros kierrokselta voi edetä pidemmälle, jos osaaminen lisääntyy ja uudenlaisesta työskentelystä on hyötyä. Monien yhdessä tehtävien asioiden onnistuminen riippuukin paljon paitsi tekniikasta myös tekemisen kulttuurista, joka on yksinkertaisimmillaan sitä, miten toisiamme kohtelemme.

Päivikki Karhula