Parlamenttikirjasto

perjantai 17. lokakuuta 2014

Muuttuvat työtavat


Antti Martikainen kirjoittaa Tietotyömaa-blogissa, että sisäisen työskentelyn kehittäminen on tärkeää, muttei helppoa.  Työtapojen kehittämisen haasteina Martikainen näkee mm. työvälineisiin liittyvän murroksen ja oppimishaasteen. Hän toteaa, että työvälineillä on valtava potentiaali työn tehokkuuden ja mielekkyyden kehittämisessä, mutta ne eivät itsessään muuta mitään. Martikaisen mukaan myös oppiminen muuttaa muotoaan. Siitä on tullut jatkuvaa oppimista omaa työtä varten.

Olen itse saanut kokea, että työvälineiden muutos mahdollistaa työtapojen muutoksen, kuten myös uudenlaisen tavan oppia. Noin kaksi ja puoli vuotta sitten, kun eduskunta vaihtoi pöytätietokoneet kannettaviin työasemiin, työtavoissamme käynnistyi suuri muutos. Samaan aikaan kirjasto muutti peruskorjauksen tieltä väliaikaisiin tiloihin kauemmaksi eduskuntakiinteistöistä. Myös eduskunnan verkkopalvelujen uudistushankkeen käynnistyminen tapahtui tuolloin, minkä vuoksi oli paljon yhteisiä palavereja ja workshopeja.

Tilanteessa, jossa saman päivän aikana saattoi olla palaveri kahdessakin eri eduskunnan rakennuksessa, ja oma työpiste sijaitsi Postitalossa, kannettava tietokone oli välttämätön työväline. Se mahdollisti mm. sähköpostien käsittelyn ja tärkeimpien työtehtävien hoitamisen siellä, missä kulloinkin oli. Olen työskennellyt niin eduskunnan lounasravintolassa ja kahvilassa kuin myös vapaana olevissa kokoushuoneissa.

Uuden työvälineen myötä myös tapa tehdä työtä muuttui. Kuluneen vuoden aikana, lomakautta lukuun ottamatta, olemme kokoontuneet pienellä, spontaanisti muodostuneella tiimillä keskimäärin kaksi kertaa viikossa tekemään yhdessä töitä. Työryhmäämme kuuluu pari henkilöä kirjastosta ja pari eduskunnan tiedotuksesta. Välillä saamme lisävahvistusta tietohallinnosta.

Työryhmässämme työstämme vastuualueidemme puitteissa eduskunnalle ja kirjastolle uutta julkista verkkopalvelua sekä intranet-palvelua. Sen lisäksi, että ideoimme ja pohdimme, rakennamme konkreettisesti pala palalta uusia verkkosivuja. Tietysti myös testaamme ja raportoimme virheistä, minkä jälkeen taas uudelleen testaamme ja raportoimme.  Luonnollisestikin verkkopalvelujen uudistushankkeessa on mukana myös suuri joukko muita kollegojamme erilaisissa työryhmissä ja tehtävissä.

Pienryhmämme tapaamiset ovat myös oppimistilanteita. Se, joka osaa, neuvoo ja näyttää muille. Palavereissamme usein kuultu lause on: Saanks mä sen kaapelin? Kaapeli, jolla oman työaseman näyttö yhdistetään näkymään kokoushuoneen isolla näytöllä, siirtyy moneen kertaan henkilöltä toiselle, kun käsittelemme ongelmia tai näytämme muille, miten asia tehdään. Yhdessä saamme enemmän aikaan ja opimme toisiltamme.

Olemme uudistaneet myös kirjaston verkkopalvelutiimin työskentelyä. Vajaa vuosi sitten totesimme, että parhaat ideat syntyvät aina lounaalla, jolle menimme yhdessä palaverin jälkeen. Lounaskeskustelut venyivät ja harmittelimme, kun mukana ei ollut muistiinpanovälineitä. Tästä viisastuneena päätimme siirtyä lounaspalavereihin, johon Pikkuparlamentin ravintolan kyljessä olevat kokoushuoneet antavat hyvän mahdollisuuden.

Aloitamme palaverimme ulkoilulla. Kävelemme yhdessä työpisteestämme Pikkuparlamenttiin. Keskustelu alkaa jo matkalla. Lounaan noudamme sopivassa välissä ja jatkamme keskustelua lounaan ääressä. Lopetimme myös pöytäkirjan pitämisen, koska edellisen kokouksen pöytäkirjan läpikäynti vei liikaa aikaa ja määritteli keskustelun suunnan. Pöytäkirjan sijasta pidämme lokikirjaa, johon kirjaamme lyhyesti, mistä asioista keskustelimme ja mitä sovimme.

Viime keväänä eduskunnassa otettiin käyttöön Lync. Lyncin kokoustoimintojen hyödyntämisessä olemme vielä harjoitteluvaiheessa, mutta Lyncin pikaviestit ovat löytäneet paikkansa viestintävälineenä. Lyncin pikaviestit ovat niin käteviä, että niihin vastaaminen onnistuu yleensä myös kesken palaverin. Tieto kulkeekin nopeasti Lyncin avulla.

Joitakin viikkoja sitten muutimme uusiin väliaikaistiloihin, sillä eduskunnan peruskorjauksen vuoksi Aurorankadulla, jossa kirjasto ja osa henkilökuntamme sijaitsevat, ei ole tilaa meille kaikille. Mielenkiintoista nähdä, muuttuuko työskentelytapamme uuden tilaratkaisun myötä. Ainakin yhteisöllisyys lisääntyy. Työskentelytilaamme voisi kutsua puoliavoimeksi. Meillä on omat pienet äänieristetyt työhuoneet, joiden seinät ovat lasia. Näkösuojaa viereiseen huoneeseen antaa matala hylly. Kun kollegan näkee, madaltuu kynnys kysyä neuvoa tai aloittaa keskustelu.

Muutokset työtavoissamme ovat tapahtuneet omista tarpeistamme lähtien - asiasta ei ole päätetty strategiaseminaarissa tai johtoryhmässä. Eikä muutokseen ole tarvittu erikoisia sovelluksia tai uusimpia mobiililaitteita. Langaton verkko ja kannettavat tietokoneet sekä asianmukaisilla laitteilla varustetut kokoushuoneet ovat riittäneet muutokseen. Uuden intranetin myötä olemme taas uuden oppimisen edessä ja saamme mahdollisuuden kehittää työtapojamme.

Leena Karjalainen

perjantai 10. lokakuuta 2014

”Free access to law movement” ja oikeudellisen tiedon saatavuus


Suomessa Finlex on ollut julkinen ja maksuton oikeudellinen verkkopalvelu vuodesta 1997. Finlex on oikeusministeriön omistama palvelu, jota tuottaa ja ylläpitää Edita Publishing Oy. Finlexissä on yli kolmekymmentä eri tietokantaa ja se muodostaa kattavan portaalin, joka sisältää lainsäädäntöä, valtiosopimuksia, viranomaisnormeja, oikeuskäytäntöä ja hallituksen esityksiä. Finlexin kaltaisia julkishallinnon ylläpitämiä ja monen eri aineistonkokonaisuuden yhdistäviä multisource-palveluja on myös joissain muissa maissa, kuten esim. Ranskassa Legifrance-palvelu. Ruotsissa asia on järjestetty hieman toisin, sillä Ruotsissa Domstolsverket (tuomioistuinlaitos) ylläpitää lagrummet.se –sivustoa, johon on koottu eri julkishallinnon yksiköiden tuottamat oikeudelliset tietokannat. Ruotsin Domstolsverket vastaa vain tästä lagrummet.se –sivustosta, sen sijaan kukin julkishallinnon yksikkö vastaa puolestaan omista tuottamistaan oikeudellisista tietokannoista.

Monessa maassa maksuttomia oikeudellisia multisource-verkkopalveluja tarjoaa julkisen tahon sijasta oikeudellisen tiedon instituutti (Legal Information Institute). Näiden instituuttien juuret ovat usein yliopistoissa tehdyissä oikeudellisen aineiston automaatiota koskevissa tutkimusprojekteissa. Ensimmäinen erillinen oikeudellisen tiedon instituutti, the LegalInformation Institute, perustettiin vuonna 1992 Yhdysvalloissa Cornellin yliopiston oikeustieteelliseen tiedekuntaan. Seuraavana vuonna alkoi Kanadassa Montrealin yliopiston LexUM hanke, joka sittemmin oli perustana vuonna 2000 toimintansa aloittaneelle Canadian Legal Information Institute:lle (CANLII). Australian ja sen lähialueet kattavan Australiasian Legal Information Institute (AustLII) puolestaan perustettiin vuonna 1995 ja sen taustalla on kahden Sydneyssä sijaitsevan oikeudellisen yliopiston tutkimusprojekti.

Free access to law movement (FALM) liikkeellä tarkoitetaan eri maissa perustettujen vapaata oikeudellista tietoa tarjoavien organisaatioiden yhteistyöverkostoa. Yhteistyöverkosto perustettiin vuonna 2002 Montrealissa järjestettävän ”Law via Internet” –konferenssin yhteydessä. Samalla hyväksyttiin myös oikeudellisen tiedon saatavuutta koskeva julistus, Declarationon Free Access to Law.

Free access to law movement –yhteistyöverkoston tavoite on erityisesti tukea organisaatioita tarjoamaan maksutonta oikeudellista tietoa sellaisissa maissa joissa sitä ei vielä ole tarjoilla. Yhteistyötä tehdään muun muassa tietotekniikan ja tietosuojakysymysten saralla. FALM –verkostossa on tällä hetkellä yli 50 jäsenorganisaatiota. FALM järjestää vuosittain ”Law via Internet” –konferenssin.

Virallisaineistoista oikeustapauskommentaareihin

CANLII Canadian Legal Information Institutea (Kanadan oikeudellisen tiedon instituuttia) tarjoaa FALM yhteistyöverkoston periaatteiden mukaan vapaata oikeudellista tietoa koskien Kanadaa. Sitä pidetään edistyksellisenä toimijana vapaan oikeudellisen tiedon tarjoamisessa. CANLII:n innovaatioihin kuuluu esimerkiksi oman Reflex –siteeraus teknologian kehittäminen. Tämä Reflex-teknologia auttaa tiedonhakijaa navigoimaan eri aineistoiden välillä.

Luin vastikään artikkelin, jossa kerrotaan Kanadan oikeudellisen tiedon instituutin viimeaikaisesta kehityksestä. CANLII on vienyt oikeudellisen tiedon saatavuuden askeleen eteenpäin tarjoamalla asiakkailleen virallisaineistojen lisäksi myös maksuttomia oikeustapausten kommentaareja ja analyysejä. Tämän CANLII Connects –palvelun taustalla on ajatus siitä, että pelkät virallisaineistot eivät yleensä riitä oikeuden soveltamiseen ja oikeudellisen tutkimuksen tekemiseen. Tarvitaan myös toissijaisia tiedonlähteitä, kuten oikeustapauskommentaareja ja oikeudellisia artikkeleita. CANLII Connects –palvelun tavoite on helpottaa ja nopeuttaa asiantuntijoiden ja kansalaisten pääsyä kanadalaisten oikeustapausten kommentaareihin ja tapauksia koskeviin muihin kirjoituksiin.

CANLII-connects palvelu on toteutettu hyödyntäen joukkoistamista (crowdsourcing). Oikeustieteen harjoittajat saavat rekisteröitymisen kautta oikeuden tuottaa aineistoa sivustolle. CANLII:llä on oikeus päättää myönnetäänkö tietylle henkilölle tai organisaatiolle oikeus tuottaa aineistoa sivustolle. Järjestelmä mahdollistaa myös aineistojen arvostamisen siten, että rekisteröidyt käyttäjät voivat kommentoida tiettyä artikkelia tai äänestää sitä relevanssin perusteella. Palvelun aineisto on keskenään linkitettyä ja artikkelin lopussa aina on viittauksia aiheeseen liittyviin muihin artikkeleihin ja oikeustapauksiin.

Kanadan oikeudellisen tiedon instituutin edellä kuvatut palvelut edustavat eturintamaa vapaan ja ilmaisen oikeudellisen tiedon tarjoamisessa ja olikin mielenkiintoista tutustua uuteen CANLII Connects –palveluun. Tulisi kuitenkin muistaa, että myös Finlex on ollut ja on edelleen edelläkävijä maksuttoman ja luotettavan oikeudellisen Internet-tiedon tarjoajana. Finlexin lähtökohta on puolueettomuus ja palvelu on haluttu pitää virallisaineiston portaalina. Oikeustapauskommentaareja ja artikkeleita löytyy meillä kaupallisista oikeudellisista palveluista, mutta Finlexissä niitä ei varmaan ainakaan lähitulevaisuudessa nähdä.

Erika Bergström

Lisää aiheesta:

Greenleaf, G., “The Global development of freeaccess to legal information”, in European Journal of Law and Technology, Vol. 1, Issue 1, 2010.


Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...