Parlamenttikirjasto

perjantai 30. marraskuuta 2012

Kaikille avoin kirjasto

Ensi vuosi tulee olemaan merkkivuosi Eduskunnan kirjastossa: on kulunut 100 vuotta siitä, kun kirjastosta tuli kaikille avoin. Säätyjen kirjastona ja arkistona toimintansa aloittanut, valtiopäiväuudistuksen myötä eduskunnan kirjastoksi nimensä saanut ja eduskuntaa palveleva laitos, muuttui julkiseksi oikeus- ja yhteiskuntatieteelliseksi erikoiskirjastoksi. Jokainen, joka tarvitsee tietoa näistä aiheista, on siis vuodesta 1913 ollut tervetullut käyttämään Eduskunnan kirjaston kokoelmia ja palveluita.

Sata vuotta on pitkä aika. Maailma, Suomi ja Eduskunnan kirjasto ovat kokeneet muutoksia ja mullistuksia. Kirjaston kokoelmat, toiminnan ydin, on kehittynyt ja muuttanut muotoaan erityisesti viime vuosina. Aluksi kirjaston aineisto oli painettua ja kortisto oli tietorekisteri, jonka avulla kirjoja etsittiin ja paikannettiin. Nykyisin kokoelmat muodostuvat painetusta, mikrotallennetusta, elektronisesta, tietokannoista saatavasta ja verkkopalveluissa olevasta aineistosta. Myös kokoelmien laajuus on eri aikoina vaihdellut.

Alkuajoista lähtien kokoelmat ovat kuitenkin sisältäneet ja tarjonneet käyttäjilleen kotimaista, ulkomaista ja kansainvälistä aineistoa eduskunta/parlamenttitiedon, oikeudellisen ja yhteiskunnallisen tiedon alueilta. Asiakkaat ovat nimenomaan näiden toisiinsa nivoutuvien aiheiden tiedonlähteitä tarvitsevia.

Nykyisin jokainen voi saada tietoa Eduskunnan kirjaston kokoelmista verkon kautta: SELMA-tietokanta on käytettävissä missä vain verkkoyhteys toimii. ELKI  tarjoaa luotettavan, maksuttoman väylän muun muassa eri maiden säädöksiin ja parlamenttien asiakirjoihin. Kirjaston kokoelmiin ei nykyisin tule painettuja valtiopäiväasiakirjoja ja säädöksiä yhtä laajasti kuin aikaisemmin. Monissa maissa säädökset julkaistaan verkossa ja niiden valmisteluasiakirjoihin pääsee parlamenttien sivujen kautta. Eduskunnan kirjaston asiakkaille on kuitenkin usein mahdollista käyttää säädöksiä, lainvalmisteluaineistoa ja montaa muuta aineistoa sekä sähköisessä että painetussa muodossa. Etenkin vanha aineisto on usein edelleen vain painettuna.

Oikeudellisen täsmätiedon  etsimisessä ELKI päihittää Googlen mennen tullen. Tarvitessani jonkin maan ajantasaiset säädökset tietystä aiheesta ja niiden valmisteluaineiston, tiedän kokemuksesta, etteivät asiakirjat löydy ”googlettamalla”. Johtolangan löytämiseen käytän useinkin hakukonetta, mutta ennen kaikkea hyödynnän Eduskunnan kirjaston kokoelmia. Oikeuskirjallisuus on usein paras lähtökohta asian selvittämisessä. ELKI:n kautta tiedän parhaiten pääseväni käsiksi lainvalmisteluaineistoihin, jos ne vaan verkossa ovat. ELKI:stä etsin myös linkkiä voimassa olevaan lainsäädäntöön unohtamatta kuitenkaan kokoelmassa olevia painettuja lakikokoelmia. Syventävää tietoa tarjoavat oikeustapaukset ja oikeuskirjallisuus.

Kaikki aineisto ei ole verkossa ja siellä vapaasti käytettävissä. Eduskunnan kirjaston eri muodossa olevien kokoelmien ja palveluiden kautta asiakkaat pääsevät tarvitsemansa tiedon pariin. Käytettävissä on tiedonlähdeoppaita, esimerkiksi ulkomaisia oikeudellisia tiedonlähteitä, helpottamaan aineiston löytämistä. Kirjasto järjestää kaikille avoimia koulutuksia 
ja tietopalvelu palvelee kirjaston aihealueisiin liittyvissä kysymyksissä. Kaikki peruspalvelut ovat maksuttomia.

Eräs asiakkaamme oli juuri pari päivää sitten kehunut kollegalle Eduskunnan kirjaston olevan paras oikeudellinen kirjasto ja kokoelmien olevan laajemmat kuin muualla. Toivottavasti yhä useampi löytää kaikille avoimen Eduskunnan kirjaston.

 

 Mirja Pakarinen

perjantai 23. marraskuuta 2012

Asíakaspalautetta


Asiakaspalaute on palveluorganisaatiolle kultaakin arvokkaampaa. Olen pyytänyt kirjastomme henkilökuntaa toimittamaan minulle kirjastomme saamia ruusuja tai risuja. Sitä tulee säännöllisen epäsäännöllisesti.

Valtaosa spontaanista palautteesta on kehuja, mutta kyllä joukkoon on mahtunut myös hyvinkin kovaa kritiikkiä. Arvelen, että henkilökunnnalla on taipumus välittää minulle helpommin positiivista kuin kriittistä palautetta. Kriittinen palaute ja siihen reagoiminen on kuitenkin se, josta kirjaston toiminnan kehittämiselle olisi eniten hyötyä.

Kopiokoneiden ja laitteiden toimimattomuus on jatkuva kritiikin kohde ja oli sitä myös vakinaisissa tiloissamme Aurorankadulla. Tähän kirjasto pyrkii vastaamaan olemalla aktiivisesti yhteydessä näissä asioissa toimivien yhteistyökumppaniemme, eduskunnan virastopalvelun, tietohallinnon ja Unigrafian kanssa.

Kirjastomme muutettua väliaikaistiloihin Postitaloon on kriittisen palautteen osuus lievästi kasvussa.
Asiakkaat ovat ilmaisseet tänä syksynä tyytymättömyyttä muun muassa siihen, etteivät ulkomaiset valtiopäivä-asiakirjat tai muu heidän juuri sillä hetkellä tarvitsemansa aineisto ole saatavissa välittömästi, vaan asiakkaan pitää odottaa, että se käydään noutamassa etävarastosta Konalasta, jota tehdään vain kaksi kertaa viikossa. Pahimmassa tapauksessa asiakas joutuu ilmaistessaan Konalaan sijoitetun aineiston tarpeen keskiviikkona, odottamaan toimitusta seuraavan  tiistain iltapäivään. Ymmärrettävästi tämä ei asiakasta ilahduta. Tällaisissa tapauksissa asiakaspalvelumme pyrkii kyllä selvittämään, onko aineistoa saatavissa muusta lähiseudun kirjastosta.

Koko johtaja-aikanani kaikista suurin kritiikki on kohdistunut, siihen, että kirjasto siirtää asiakkaan palauttamien lainojen perinnän kolmannen palautuskehotuksen jälkeen perintätoimiston tehtäväksi. Kukapa meistä ilahtuisi perintätoimiston yhteydenotosta. Monet meidän asiakkaina pitkään olleet ehtivät tottua siihen, että Eduskunnan kirjaston lainoja ei karhuta juuri koskaan.
 
Siirtyminen kirjastojen yleisesti käyttämään menettelyyn johtui aikanaan siitä, että saimme erittäin paljon kriittistä palautetta asiakkailta, jotka eivät saaneet varaamaansa aineistoa, kun edellinen lainaaja ei sitä palauttanut. Asia tuli vahvasti esille myös asiakaskyselyssämme. Lisäksi kirjaston kokoelmasta jäi monia teoksia harhateille, kun ne vuosien kuluessa olivat hävinneet kokonaan, kokoelmassamme on yhä näistä johtuvia aukkoja joita ei saada paikattua. Monessa tapauksessa lainojen uusiminen joko kirjaston verkkopalvelussa tai yhteydenotto kirjaston asiakaspalveluun lainojen uusimiseksi olisi estänyt perinnän aloittamisen. Valitettavan usein perintään joutumisen syynä on ollut se, ettei asiakas ole muistanut ilmoittaa uutta sähköpostiosoitettaan kirjastolle.  Joissakin tapauksissa kirjasto on tehnyt selvän virheen,  ja silloin kirjasto on poistattanut asiakkaan laskun ja maksanut perintätoimiston kulut itse.

Onneksi hyvin hyvin harvoin olemme saaneet kriittistä palautetta siitä, että kirjaston henkilökunta olisi käyttäytynyt asiakasta kohtaan epäystävällisesti. Valitettavasti tällaistakin on tapahtunut.  Hyvä asiakaspalvelu on kirjastomme tunnusmerkki ja asiantunteva ja ystävällinen  asiakaspalvelu  on siinä ykkösasia!.

Olemme vuodesta 2006 alkaen keränneet spontaanin asiakaspalautteen lisäksi  palautetta säännöllisesti joka toinen vuosi tehtävällä asiakaskyselyllä .Viimeisimmässä asiakaskyselyssä (2010) asiakkaat antoivat kirjaston palveluille  kouluarvosanan yhdeksän. Vuonna 2012 kysely päätettiin jättää tekemättä, koska olosuhteet Postitalossa ovat niin poikkeukselliset, että tänä aikana saatava palaute ei olisi vertailukelpoista aiempiin tuloksiin. Aiomme tehdä asiakaskyselyn seuraavan kerran mahdollisesti vuonna 2015, kun toimintamme peruskorjatuissa tiloissamme on vuonna 2014 tapahtuvan paluumuuton jälkeen vakiintunut.  Jo ennen seuraava asiakaskyselyä aiomme tutkia tarkemmin asiakkaidemme tarpeita, jotta voimme paremmin vastata niihin. Tämä työ aloitettiin  tänä syksynä kun pyysimme asiakkailta ideoita julkisten verkkosivujemme kehittämiseen ja järjestimme siihen liittyviä ideointitilaisuuksia.


Ohessa lainauksia  muutamasta  viimeisimmästä palautteesta :
6.9.2012 Tutkija-asiakas antoi sanallista palautetta. Asiakas oli pois tolaltaan ja sanoi ”Tämä kirjastohan on mennyt ihan hirveäksi, tämähän on nykyään pelkkä käsikirjasto! Ja vielä monta vuotta. No, minun täytyy sitten varmaan siirtyä Kaisan asiakkaaksi.” Hän olisi halunnut Ruotsin valtiopäiväasiakirjoja, joita kerroin kyllä saatavan etävarastosta. Siihen asiakas: ”Mutta siinä menee monta päivää! Ennen ne olivat tuolla alakerrassa.” Kun sanoin ettei näihin tiloihin valitettavasti ole mahtunut kaikki meidän aineistomme, asiakas vastasi: ”No teidän olisi täytynyt muuttaa suurempiin tiloihin.”

25.10.2012 Asiakkaalla oli kiire saada laaja hallituksen esitys kopioitua ja hänellä ei ollut kopiokorttia. Tarkistin, olisiko hallituksen esitystä skannattuna ja se olikin. Hän oli todella tyytyväinen ja totesi, että tässä kirjastossa asiat onnistuu ja palvelu pelaa. Hän kehui myös, miten hänelle oli esitelty kirjastoa, kun hän oli hankkinut kirjastokortin.

15.11.2012 Illan viimeinen, viimetingan asiakas, kehui lähtiessään, että olemme paras oikeudellinen kirjasto. Hän sanoi vielä, että valikoimat ovat paljon laajemmat kuin esimerkiksi yliopistolla, ja lähti iloisesti hymyillen muuanne.

21.11.2011 Asiakasviesti:”Olette sitten myynyt laskun nahkaliivifirmalle, joka on ryhtynyt kovistelemaan minua ? Minä olen kyllä soittanut, että olen tuomassa kirjoja. Nyt joudun sitten maksamaan 50 euroa kirjoista perintämaksuksi, jota kukaan ei ole edes varannut. Oikein mukava liitto: tieteellinen kirjasto ja moraalisesti täysin alhainen ja rappeutunut velanperintätoimisto. … Onko eduskunnan kirjastossa enää mitään sivistystä jäljellä?”


Sari Pajula

 


 

perjantai 9. marraskuuta 2012

Työhyvinvointia etsimässä

Olen ollut työelämässä mukana vasta 30 vuotta ja aina on johdossa ollut vikaa, esimiehet ulalla työn priorisoinneista ja työkaverit valittajia. Ennen oli paremmin, mutta ei tässä kannata mitään yrittää, kun mikään ei muutu tai menee vain huonompaan suuntaan. Mutta en minä valita.

Edellä kirjoitettu oli karrikoitua mutta silti voi kuulostaa ainakin jossakin määrin tutulta. Oikeasti suomalaisen työhyvinvoinnin yleisilme ei kai ole näin mustanpuhuva. Tosin tällä kansanluonteella herkästi joko vaikenemme tai juutumme vain ongelmien pohdintaan pääsemättä eteenpäin.

Osallistuin 2.11. Eduskunnan kirjastossa  henkilökunnalle järjestettyyn työhyvinvoinnin (TYHY) kehittämistilaisuuteen. Kirjasto kuuluu hallinnollisesti Eduskunnan kansliaan, josta aloite tapahtuman järjestämiseen tuli. Tilaisuus toistui samanlaisena kahtena päivänä, jotta mahdollisimman moni  pääsisi mukaan. Tilaisuuksissa  mukanaolleet jaettiin ensiksi pienryhmiin, jossa keskusteltiin päivän aiheesta ennalta jaetun esittelymateriaalin pohjalta. Lopuksi kukin pienryhmä esitteli keskustelun tuloksena syntyneitä ajatuksia.

Pienryhmäkeskustelun pohjapaperissa työhyvinvoinnin kehittämiskohteet oli jaettu  neljäksi osa-alueeksi (johtaminen ja esimiestyö, työolot ja työympäristö, terveys ja voimavarat, ammattitaito ja osaaminen), joihin pyrittiin ryhmäkeskusteluissa saamaan  tavoite- ja toimenpide-ehdotuksia. En käy tässä yhteydessä luettelemaan  kaikkia esitettyjä  tavoite- ja toimenpide-ehdotuksia vaan tyydyn nostamaan esiin joitakin asioita ja ajatuksia aiheen ympäriltä.

Johtamisen ja esimiestyön osalta toivottiin lisää vastuullista ”konkreettista visionaarisuutta” eli näkemystä kirjaston tavoitteellisesta ja toivotusta tulevaisuuden tilasta ”menestykseen”  ja siitä miten siihen päästään.  Edelleen esimiehiltä toivottiin nykyistä enemmän rohkaisua vuorovaikutukseen - avoimeen keskusteluun ja mielipiteiden molemminpuoliseen esilletuomiseen ja kunnioittamiseen. Nykyisessä henkilöstöresurssien tilanteessa työn painopistealueiden, töiden organisointi ja vastuiden tasapuolinen jakaminen korostuvat entisestään.

Työolojen ja työympäristön osalta TYHY-tilaisuudessa  kosketeltiin  toukokuussa tapahtunutta  muuttoa  Postitalon väliaikaisiin tiloihin, joissa työskentely jatkuu vuoden 2013 loppuun saakka.  Tämän jälkeen palataan asteittain Aurorankadun peruskorjattuihin tiloihin. Postitalon tilat on koettu asianmukaisiksi, mutta talven tehdessä tuloaan on todettu ongelmia ilmastoinnin ja erityisesti vetoisuuden osalta. TYHY-päivän yhdeksi käytännön toimenpiteeksi  asetettiin  työhuoneiden lämpötilojen ja vetoisuuden tarkkailu ja tarkistus (myös ikkunoiden).

Työryhmät olivat yksimielisiä siitä, että Postitalon tilat asettavat haasteita erityisesti pitkäjänteiselle, syventymistä vaativalle työlle. Henkilöstö on nykyisellään suurelta osin sijoitettu kahden tai useamman henkilön yhteisiin työhuoneisiin ja avokonttoriin. Pitkäjänteisyyttä vaativia töitä varten kaivattiin hiljaisempaa tilaa tai ns. syvemmän työskentelyn  huonetta.  Ergonomian osalta viimeistään siirryttäessä takaisin Aurorankadulle todettiin tarvittavan nykyistä ajanmukaisempia työpöytiä (sähköpöytiä) ja tuoleja.

Tässä yhteydessä nousi esiin myös kysymys työaikojen joustavuudesta ja etätyöstä. Kaikissa työ- ja elämäntilanteissa ei ole välttämätöntä olla läsnä työpaikalla, vaan voisi olla mielekkäämpää ja tuottavampaakin, jos työt voisi tehdä normityöajan ulkopuolella ja vaikka etätyönä silloin kun se itselle parhaiten sopii.

Terveyden ja voimavarojen osalta ryhmätyöskentely tuotti monenlaisia ehdotuksia. Kaivattiin mm. lisää yhteisöllisyyttä, sillä luonteva vuorovaikutus henkilöstön kesken on vaikeutunut Postitalon tiloissa osan henkilökunnasta toimiessa työhuoneissa lukkojen takana.  Sovittiinkin järjestettävän henkilökunnalle säännöllisesti yhteisiä kahvipausseja, joissa voidaan tavata vapaamuotoisemmin. Myös esitettiin järjestettäväksi yhteisiä taukojumppatilaisuuksia.

Edelleen yleisesti todettiin, että kirjaston ja kirjastomaailman osalta moni asia on muutoksen tilassa ja pohdittiin onko muutosta ja epävarmuutta  jo liikaa?  Samaan aikaan kun henkilöstö vanhenee ja vähenee, työnkuvat todennäköisesti laajenevat ja työvälineetkin muuttuvat. Ammatillisen osaamisen ylläpitäminen edellyttää oppimiseen kannustamista ja koulutukseen panostamista. Osaamiskartoitusta tarvitaan ja sitä ollaankin jo laatimassa. Lisäksi osaaamisen ja koulutuksen karttuminen tulisi jotenkin huomioida myös palkkauksessa.

Edelleen tuotiin esiin se seikka, että tiedon jakamisen merkitys korostuu koko henkilökunnan, mutta erityisesti johtavien tietoasiantuntijoiden erityisosaamisen kohdalla. Tietoa jakamalla varmistamme kukin  osaltamme, että koko henkilökunnan tietämys ja ammattitaito on ajan tasalla ja pystymme tulevaisuudessakin palvelemaan asiakkaitamme ammattitaitoisesti ja hyvin. Lisäksi toivotaan erilaisten koko henkilökunnalle järjestettävien  koulutustilaisuuksien lisäämistä, kannustusta koulutukseen hakeutumisessa, itseopiskelua, työparityöskentelyä.   

Kaiken kaikkiaan TYHY-tilaisuus toimi mielestäni odotetulla tavalla. Kritiikkiä annan siitä, että  tilaisuudelle varattu aika oli liian lyhyt. Tavoitteita ja toimenpide-ehdotuksia, tai ainakin jotakin sinnepäin, asioiden tilan parantamiseksi syntyi. Työpaikalla ja työaikaan kuluu aika suuri osa ihmisen jokavuorokautisesta valveillaoloajasta  ja aktiivisimmasta elämänvaiheesta ja siksi mielestäni on hyvä ja tarpeellista, että henkilökunnalle tarjotaan tilaisuuksia  keskustella työhön ja työhyvinvointiin liittyvistä ja vaikuttavista asioista. Se saattaa myös antaa perspektiiviä oman työn hahmottamisessa osana kokonaisuutta nimeltä Eduskunnnan kirjasto. Ja samalla voi ainakin yrittää vakuuttaa kollegat ja esimiehet oman työn, ajatusten ja ideoiden tärkeydestä. Tämä edellyttää luonnollisesti osallistumista tällaisiin tilaisuuksiin.

 Heikki Rajala



tiistai 6. marraskuuta 2012

Työoikeudelllisia työkaluja

Työoikeus on laaja oikeudenala ja sitä sääntelevät normit ja niiden tulkinta muuttuvat koko ajan. Useimmat meistä kohtaavat ennemmin tai myöhemmin tilanteen, jossa tarvitsevat tietoa työoikeudesta, joko työntekijän tai työnantajan ominaisuudessa. Työsopimuksen tekeminen, pätkätyöt ja muut epätyypilliset työsuhteet, häirintä työpaikalla, yhteistoimintamenettelyt, siinä muutamia aina ajankohtaisia esimerkkejä.

Tarvetta tietoon on monesti myös muilla kuin suomen kielellä. Uudistettuna painoksena tänä vuonna ilmestynyt Finnish labour law in practice on ainoa englanninkielinen kokonaisesitys Suomen työlainsäädännöstä. Näkökulma palvelee ehkä eniten kansainvälisten yritysten tarpeita, mutta käytännönläheisestä oppaasta hyötyvät muutkin. Muun kielistä ja –maalaista työoikeudellista aineistoa hankitaan kirjastoon säännöllisesti. Esimerkkeinä uusimmista mainittakoon tanskalaisten Ruth Nielsenin Dansk arbejdsret  ja Kia Dollerschellin Sociale medier i ansættelsesretten.

Sähköiset sisällöt ja palvelut ovat käteviä tämän nopeasti muuttuvan oikeudenalan seuraamiseen ja tiedon hankintaan. Sanoma Pron päivitettävät onlineteokset ovat asiantuntijoiden kirjoittamia käyttökelpoisia hakuteoksia. Suomenlaki.com-  ja Edilex-palvelut sisältävät kattavan valikoiman ajantasaisia säädöksiä aihepiirien mukaan ryhmiteltyinä. Näistä sähköisistä palveluista löytyy myös monografioita ja asiantuntija-artikkeleita eri aloilta. Kirjaston asiakastyöasemilta pääsee käyttämään maksutta näitä palveluita. Linkit niihin löytyvät kirjaston verkkosivuilta ja henkilökunnalta saa opastusta tiedon etsimisessä.

 
Marja Autio