Tapahtumien kesä

Kansainvälisyys ja verkostoituminen ovat arkipäivää nykyajan asiantuntijatyössä. Tänä kesänä itselleni osui kohdalle peräti neljä kansainvälistä tapahtumaa. Olin tapahtumissa mukana useassa eri roolissa: järjestäjänä, esiintyjänä, tukipalveluiden tuottajana ja osallistujana. Eri rooleissa tapahtumista saa irti erilaisia asioita ja havainnoi erilaisia juttuja. Myös itse tapahtumat olivat erikokoisia ja niihin liittyi siksikin erilaisia haasteita.

Toukokuussa eduskunnan arkisto toimi isäntänä pohjoismaisten arkistonhoitajien tapaamisessa. Kahden päivän ja 18 osallistujan tapaamista edelsi useamman kuukauden valmistelujakso. Järjestäjänä jouduin ensin miettimään tapaamisen teeman ja ajankohdan, sitten oli löydettävä ja varattava alustajat, varattava tarvittavat tilat, ruokailut ja oheistapahtumat, valmisteltava materiaali, varattava valokuvaaja, rukoiltava hyvää säätä ja paljon muuta. Asioita on jaksettava varmistaa vielä varmistamisen jälkeenkin. Tilaisuuden isäntänä ja järjestäjänä unet jäivät vähäisiksi.

 

Seuraavaksi osallistuin Pohjoismaisille arkistopäiville Hämeenlinnassa. Kolmen vuoden välein järjestettävät Pohjoismaiset arkistopäivät ovat alan ammattilaisten keskeisin pohjoismainen tapahtuma, johon tällä kertaa osallistui noin 300 henkilöä. Pohjoismaisilla arkistopäivillä oli kuusi teemaa: viranomaisohjaus, vähemmistöarkistot, sosiaalinen media, heraldiikka, arkistorakentaminen ja riskien hallinta sekä yksityisarkistot. Osallistujana on tapahtumassa helpompi olla kuin järjestäjänä. Osallistujana voi keskittyä seuraamaan esityksiä ja järjestelyiden toimivuutta. Myös tuttujen tapaamiseen ja uusien tuttavuuksia synnyttämiseen jää enemmän aikaa kuin järjestelyvastuussa ollessa.

Elokuun alussa Eduskunnan kirjasto järjesti Helsingissä Parlamenttien kirjasto- ja tutkijapalveluiden seminaarin, joka oli osa Kansainvälisen kirjastojärjestöjen liiton vuosittaista konferenssia.  Seminaarissa oli läsnä noin 170 kirjastoalan ammattilaista 73 eri maasta. Tässä tapahtumassa pääsin kurkistamaan hieman isomman seminaarin toteuttamisen käytännön haasteisiin. Kokeneiden tilaisuuden järjestäjien toimintaa oli todella hyödyllistä seurata. Valtaosaan haasteista oli osattu varautua ennakolta, mutta silti järjestäjien taholla aiheuttaa pientä säpinää henkilö, joka on saapunut paikalle varaamatta majoitusta. Lisäksi hänen matkalaukkunsa olivat jääneet matkan varrelle ja henkilö oli vielä ilmoittanut osoitteekseen hotellin, joka oli täyteen varattu! Kaikkea ennakoimatonta voi siis todellakin sattua ja ongelmat tulee ratkaista hyvällä palveluasenteella.

Kesän lopulla osallistuin vielä Brisbanessa järjestettyyn kansainväliseen arkistokongressiin. Kansainvälinen arkistokongressi järjestetään joka neljäs vuosi ja se on ehdottomasti tärkein ja keskeisin maailmanlaajuinen tapahtuma arkistoalalla. Kongressiin osallistui tällä kertaa reilut 1000 ihmistä 95 eri maasta. Osallistujien määrä oli selvästi pienempi kuin tapahtumassa yleensä. Huippuvuosina osallistujia on ollut lähes 5000. Kongressissa oli rinnakkaisistunnoissa kolme teemaa ja neljäntenä osa-alueena ICA:n toiminta ja toiminnassa tapahtuvat muutokset. Ensimmäinen kongressin teemoista oli luottamus arkistoaineistojen arvoon ja aitouteen. Toinen teema käsitteli säilytettävän aineiston ja sen lähteiden identiteettiä.  Kolmas teema korosti aineistojen säilymisen varmistamista.

Kaikilla neljällä tapahtumalla oli paljon yhteistä. Järjestelyt pelasivat moitteettomasti, tilat palvelivat tapahtumia hyvin, esitykset olivat pääsääntöisesti kiinnostavia ja tekniikka oli halussa sekä järjestäjillä että esiintyjillä. Sosiaalinen media on lyönyt itsensä selvästi läpi. Tapahtumissa oli runsaasti esityksiä, joissa käsiteltiin sosiaalisen median roolia ja käyttöä niin yhteiskunnassa yleisesti ja alallamme erityisesti sekä nykyisin että tulevaisuudessa. Lisäksi läpi seminaarien osallistujat ja järjestäjät twiittasivat ja tekivät merkintöjä facebookiin. Ennen ja jälkeen tapahtumien on ollut myös luettavissa runsaasti tapahtumia käsitteleviä tai sivuavia blogikirjoituksia.

Hämeenlinnassa ja Brisbanessa oli selvästi vähemmän osallistujia kuin aikaisemmissa vastaavissa tapahtumissa. Taustalla on varmaankin epävakaat taloudelliset ajat. Kolmelle suurimmalle tilaisuudelle oli yhteistä myös se, että joku tai jotkut esiintyjät pitivät itseään ilmeisesti muita esiintyjiä tärkeämpinä ja törkeästi ylittivät alustukselle varatun ajan. Yleensä tämä tarkoittaa koko päivän aikataulun sortumista, koska päivien ohjelma on hyvin tiivis. Puheenjohtajien tulisikin pitää ohjat tiiviisti käsissään ja keskeyttää aina alustaja, joka ylittää hänelle varatun ajan. 

Suurissa tapahtumissa alustukset pääsääntöisesti liikkuvat melko yleisellä tasolla, koska osallistujat tulevat niin erilaisista taustoista ja oloista. Lisäksi esityksille on myös varattu yleensä lyhyt aika, jotta tapahtumien aikana voidaan kuulla mahdollisimman monta esitystä. Kannattaako kongresseihin sitten osallistua, kun alan seuraaminen yleensä ja kansainvälisten tutkimusten seuraaminen erityisesti, verkostoituminen ja yhteistyö ovat hyvin mahdollisia myös sähköisesti? Mielestäni kannattaa. Yhdellä kertaa kuulee runsaasti esityksiä alan koko kirjosta ja samalla pääsee kuulemaan ja myös itse halutessaan osallistumaan teemoista käytävään keskusteluun. Henkilökohtaisten tapaamisten merkitystä ei ole syytä väheksyä sosiaalisen mediankaan aikana. Tapahtumissa vahvistetaan vanhoja suhteita ja luodaan uusia yhteyksiä, joiden ylläpito onnistuu sitten vaikkapa LinkedInissä. 

 

Jari Suutari