Valtionhallinnon IT-hankkeista on keskusteltu runsaasti viime vuosina. Keskustelun pääpaino on valitettavasti ollut hankkeiden viivästymisissä ja niiden kalleudessa. Tuloksia ei ole oikein tahtonut syntyä. Viime vuonna alkoi asianhallinta- ja arkistopiireissä levitä ”varma tieto”, että valtion yhteinen asian- ja asiakirjahallinnan ratkaisun kehittämishanke VALDA olisi suurissa hankaluuksissa. Itse kävin Valtion IT-palvelukeskuksen järjestämässä VALDAn esittelytilaisuudessa joulukuussa 2011 ja järkytyin. Hanke oli ollut käynnissä jo 5 vuotta ja tilaisuudessa esitelty asian- ja aiheidenhallinnan tietojärjestelmä oli todella keskeneräinen. Siitä huolimatta sitä markkinoitiin aggressiivisesti valtionhallinnon organisaatiolle.
Valtiovarainministeriö teki 8.3.2012 päätöksen, jonka mukaan VALDA-palvelun kehittäminen koko valtionhallinnon yhteiseksi ratkaisuksi vaatisi vielä laajoja kehittämistoimenpiteitä. Korkeiden käyttökustannusten sekä tarvittavien lisäinvestointien ja uudelleenkilpailuttamisen vuoksi palvelun jatkokehittäminen ei ole tarkoituksenmukaista. Siksi järjestelmän kehittäminen päätettiin lopettaa.
Asia liippaa läheltä myös eduskuntaa. Eduskunnan uusi asian- ja asiakirjanhallinnan tietojärjestelmä oli tarkoitus toteuttaa samalla IBM:n Filenet alustalle, jolle myös VALDA – järjestelmää yritettiin kehittää. Eduskunnassa Filenet havaittiin sellaisenaan määritettyihin tarpeisiin sopimattomaksi. Tuote vaati siis räätälöintiä. Kenellekään ei liene tule yllätyksenä, että myös eduskunnan Eduksi –hanke viivästyy .
Esimerkkejä hankaluuksissa olevista valtion tietojärjestelmähankkeista voisi nostaa esiin useampiakin. Mainitsen tässä vielä pari hanketta, jotka ovat pistäneet silmiini nimittäin Valtiokonttorin Kieku-tietojärjestelmähankkeen ja sähköisen potilastietojärjestelmähankkeen. Molemmat ovat nielleet rutkasti rahaa eikä valmista oikein tahdo tulla.
Kaikki tunnustavat tarpeet, joihin valtion IT-hankkeilla pyritään vastaamaan. Hankkeessa kuin hankkeessa tavoitteena on yhtenäistää valtion toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita sekä saavuttaa kustannussäästöjä, tuottavuushyötyjä ja edistää hallinnon läpinäkyvyyttä. Miksi sitten hankkeet viivästyvät ja ainakin osin epäonnistuvat?
Ongelmia löytyy varmasti sekä tilaajan että toimittajan puolelta. Monesti tuntuu, että valtio on tilaajana vielä noviisi. Tuntuu siltä, että selkeä näkemys siitä mitä ollaan tilaamassa, puuttuu. Määrittelyt ovat usein jääneet puolitiehen. Tähän on toimittajan helppo tarttua. Se mitä ei ole sovittu toimitettavan, on maksullista lisätyötä. Olen valitettavan usein istunut kokouksessa, jossa keskustellaan siitä mikä kuuluu alkuperäisen määrittelyn piiriin ja mikä on lisätyötä. Ja tunnelma näissä istunnoissa ei kyllä ole mitenkään rakentava. Aikaa ja energiaa käytetään väärään asiaan.
Toimittajalla on puolestaan yleensä käynnissä useampi hanke yhtä aikaa. Samat henkilöt ilmoitetaan henkilöresursseiksi useisiin hankkeisiin. Lyhyelläkin matematiikalla pystyy laskemaan, että yhden henkilön kohdalle eri hankkeissa ilmoitetut henkilötyöpäivät eivät kohtaa reaalimaailmaa. Ja tämä näkyy. Hankkeet viivästyvät osin siitä syystä, että toimittajalla ei ole riittävästi henkilöresursseja. Valtion pitäisikin perustaa koordinoiva elin, joka jo tarjouspyyntövaiheessa katsoo tarjoajan ilmoittamat henkilöresurssit ja vertaa niitä jo käynnissä oleviin saman toimittajan hankkeisiin. Ja ne tarjoukset hylätään, joista nähdään, että henkilöitä on jo kiinnitetty muihin hankkeisiin niin ettei vuorokaudessa enää tunnit riitä.
Yksi suuri ongelma tilaajan puolella on kuitenkin ollut rohkeuden puute. Olen ollut mukana hankkeissa, joista on jo hyvissä ajoin nähty, ettei tästä kyllä tule takkia – hyvä jos kintaat. Siitä huolimatta hanketta jatketaan. Tärkeintä tuntuu olevan maaliin pääsy hinnalla millä hyvänsä. Pahoin viivästyneiden hankkeiden kohdalla toimintaympäristö on pahimmassa tapauksessa ehtinyt muuttua jo niin paljon että rakennettu järjestelmä on jo vanhanaikainen käyttöönottohetkellä.
Valtiovarainministeriölle täydet pisteet rohkeudesta tunnustaa tosiasiat ja lopettaa liian kalliiksi tuleva kehittämishanke. Eikä VALDA missään tapauksessa ollut hyödytön hanke. Siinä tehty työ ja saadut opit luovat hyvän pohjan toivottavasti uudelle VALDA2 –hankkeelle. Valtio nimittäin tarvitsee yhteisen asian- ja asiakirjahallintajärjestelmän.
Jari Suutari
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti