Tietojohtamisesta (knowledge management) on tietoyhteiskunnan kaudella puhuttu jo yli vuosikymmenen ajan. Runsaasta keskustelusta huolimatta, erityisesti julkishallinnossa teorian ja käytännön välinen kuilu näyttää edelleenkin melkoiselta. Tiedosta ei osata ottaa hyötyjä irti, hyödyntää sitä päätöksenteossa, eikä johtaa tietoon liittyviä prosesseja. Sen lisäksi kysytään, onko tietojohtamisesta mitään hyötyä?
Tiedonhallinnan lisääntyvät haasteet julkishallinnon sektorilla saivat aikaan tietojohtamisen verkoston syntymisen valtioneuvoston kirjastojen ja tietopalvelujen (Valtipa) aloitteesta vuoden 2008 keväällä. Kirjasto- ja tietopalvelualan, tietohallinnon ja johtamisen ammattilaisista koostuva verkosto on siitä alkaen järjestänyt vierailuja ja erilaisia tilaisuuksia tietojohtamisen teemojen ympärillä.
Viime syksynä verkoston järjestämässä seminaarissa pohdittiin tietojohtamisen tilaa yhdessä kansanedustaja Jyrki Kasvin vetämän Eduskunnan tietoyhteiskuntaryhmän kanssa. "Ideat liikkeelle – tietojohtamisella menestykseen" -seminaarissa kuultiin esityksien lisäksi myös eri puolueiden kansanedustajilta tietoyhteiskunta-aiheinen vaalipuhe.
Miten julkishallinnossa syntyvää tietoa voitaisiin sitten paremmin hyödyntää ja miten kansalaisten osallisuus voi toteutua yhteiskunnassa?
Kokonaiskuva ja tietopolitiikka
Tietojohtaminen edellyttäisi kokonaiskuvaa tietovirroista. - Tiedon hallinnassa tarvitaan kaikkien tiedon käsittelyyn liittyvien vaiheiden tunnistamista, korosti kliininen opettaja Tuula Kivinen Keski-Suomen sairaanhoitopiiristä. Kivinen esitteli kanadalaisen professorin, Chun Wei Choon prosessimallin (1998), jossa tiedonhallinta hahmotetaan kuutena alueena: tietotarpeiden tunnistaminen, tiedon hankinta, tiedon organisointi ja varastointi, tietotuotteiden ja palveluiden kehittäminen sekä tiedon jakelu ja tiedon käyttö.
Julkishallinnossa tietojohtamisella on liitäntöjä myös yhteiskunnan tietovirtojen järjestämiseen. - Tietojohtaminen ei ole vain yksittäisen organisaation asia, vaan sitä olisi tarpeen katsoa myös poikkihallinnollisten prosessien, julkishallinnon ja yhteiskunnan kokonaisuuksista käsin, totesi Valtipan pitkäaikainen koordinaattori, Maija Jussilainen.
Kokonaisuuksien hahmottaminen ei synny itsestään, vaan sen tueksi tarvitaan informaatioarkkitehtuurin kuvauksia. - Tarvittaisiinko siihen myös tietopolitiikkaa?, kysyi Jussilainen.
Tieto ei löydy, eikä kulje
Päätöksentekijöiden ja asiantuntijoiden tarvitseman tiedon haku on tullut entistä mutkallisemmaksi. - Monimutkaistuva toimintaympäristö edellyttää laaja-alaista ja monipuolista tiedon hankintaa suuresta joukosta erilaisia tietolähteitä, arvioi Kivinen. - Liika informaatio tekee olennaisen tiedon löytämisestä vaikeaa, koosteista on puutetta ja sirpaletietoa on paljon.
Tietopalvelutyöllä on edelleenkin suurta tarvetta, vaikka google ja verkkopalvelut tarjoavat nopeaa pääsyä tietoon. - Tiedonhankintaan käytettävät mahdollisuudet ovat rajallisia. Laadukkaan tiedon hankintaa edistäisi tietolähteiden huolellinen valinta, jatkuva arviointi ja ”tiedon välittäjien" toiminta, esittää Kivinen.
Tietotekniikasta ei aina ole apua. Tiedon haettavuudessa, sen kokoamisessa eri järjestelmistä, sovellusten käytön osaamisessa ja tulosten analysoinnissa on edelleen ongelmia. - Tietojärjestelmien monipuolinen käyttö on vähäistä, ratkaisut ovat kehittymättömiä ja yhteen sopimattomat järjestelmät aiheuttavat kaaosta, täsmensi Kivinen.
Tiedon jakamisessa ja sen hyödyntämisessä on myös rajoja. - Yksiköiden ja ammattiryhmien väliset raja-aidat tulevat esteeksi ja vaatisivat uutta viestintäkulttuuria, kiteytti Kivinen. - Kulttuuri selittää jopa puolet tiedon hyödyntämisen puutteista.
Tietoammattilaiset nostavat tiedon hyödyt esiin
Tieto on tietoyhteiskunnassa noussut tuotannon tekijäksi, mutta tiedosta saatavaa etua ei vieläkään osata ottaa irti. - Tieto on kilpailuetu, ja se joka parhaiten löytää ja soveltaa sitä on voittaja, korosti toiminnanjohtaja Pirjo Kainu Tietoasiantuntijat ry:stä. - Hyvin hyödynnetyllä tiedolla nostetaan organisaation tuottavuutta, laatua ja vaikuttavuutta ja lisätään organisaation tunnettuutta.
Tietoammattilaiset tarjoavat "välittäjän" ammattitaidon, jolla edistetään monipuolisen tiedon valikointia, hankintaa, arviointia ja analysointia erilaisiin tarkoituksiin. - Tieto on raaka-aine, jota voidaan louhia, rikastaa ja jalostaa. Tiedonhallintaan kuuluvat tiedonhakujen lisäksi esimerkiksi ajankohtaisten ilmiöiden ennakointi, tiedon hankinta, tiedon tallentaminen ja haetun tiedon analysointi, arvioi Kainu.
Analysoitu tieto kansalaisten käyttöön
Julkishallinnon tietojohtamisessa on vielä monia haasteita. - Tietojohtamisen mahdollisuudet olisi tunnistettava ja johtajat tarvitsevat osaamista tällä alueella. Tietojohtaminen tulee nostaa hallintopolitiikan prioriteetteihin, toiminta tulee vastuuttaa ja hallinnon rakenteet pitää saada tietoyhteiskunnan edellyttämälle tasolle, kokosi pääjohtaja Tuomas Pöysti Valtiontalouden tarkastusvirastosta.
Tietojohtaminen avaa myös uusia mahdollisuuksia. Ennakoivaa tietoa, vertailuihin perustuvaa taustatietoa ja kehitystä kuvaavia analyyseja voitaisiin hyödyntää entistä laajemmin. Julkishallinnolla olisi kehittämisen varaa tiedon hyödyntämisessä, analysoidun tiedon tarjonnassa ja tiedon jakelussa. - Poliittisen päätöksenteon tulee perustua tietoon, jolloin palvelujen järjestämisestä tulee tuloksellisempaa, täsmensi Pöysti. - Vaikuttavuutta saadaan lisää paremmin kohdennetuilla ja purevammilla toimenpiteillä.
Päätöksentekoa tukevat analysoidut taustatiedot tulisivat olla myös kansalaisten saatavilla. Tietojohtamisella voitaisiin näin vahvistaa kansalaisten osallistumismahdollisuuksia ja heidän oikeuksiensa toteutumista. - Julkisen sektorin tietojohtamisessa tulisi huomioida myös se, että julkishallinnolla on erityinen rooli ja yhteiskunnallinen tehtävä. Sen rooliin kuuluu myös huolehtia siitä, että käyttäjien tarpeet huomioidaan ja kansalaisten perusoikeudet toteutuvat, korosti Pöysti.
EU vauhdittaa tiedonvaihtoa ja sähköistä asiointia
EU-tasolla on meneillään myös hankkeita, jotka tähtäävät kansainvälisen yhteentoimivuuden parantamiseen. EU:n ISA-ohjelmassa (Interoperability Solutions for European Public Admistrations) edistetään ratkaisuja julkishallinnon tietohallinnon ja palvelujen tekniselle yhteentoimivuudelle. Tietoyhteiskuntakehitykseen puuttuvia ohjelmia ovat myös mm. Digital Agenda for Europe (EU:n digitaalinen agenda) sekä Cip-ohjelma (Competitiveness and Innovation Framework Programme), jolla vauhditetaan sähköistä asiointia.
Tommi Karttaavi Kuntaliitosta esitteli seminaarissa lähes valmista EIF 2.0. standardiluonnosta, jolla luodaan yhtenäistä viitekehystä julkishallinnon tietohallinnolle ja tietojärjestelmien yhteentoimivuudelle. Kehyksessä yhteentoimivuutta tarkastellaan neljän näkökulman kautta: lainsäädännöllisenä, organisatorisena, semanttisena ja teknisenä yhteentoimivuutena.
EIF:n keskeisinä tavoitteina on mm. sähköisiin viranomaisasiakirjoihin siirtyminen sekä tiedonvaihdon tehostaminen jäsenvaltioiden hallintojen välillä. Juridisella alueella tähdätään mm. ihmisten, tavaroiden, palveluiden ja valuutan vapaan liikkuvuuden edistämiseen.
Laki ja informaatioarkkitehtuuri tukevat yhteentoimivuutta
Yhteentoimivuuden edistyminen edellyttää myös sitä, että organisaatioilla samansuuntaiset lähtökohdat visioiden, tavoitteiden ja prioriteettien tasolla.
- Esimerkiksi juridisen yhteentoimivuuden ydinongelmana on se, että eri maiden lainsäädännöt eivät ole linjassa keskenään ja direktiivejä sovelletaan eri maissa eri tavalla, totesi Tommi Karttaavi Kuntaliitosta.
Suomessa julkishallinnon tietohallinnon yhteentoimivuutta ollaan lisäämässä lainsäädännöllä (HE 246/2010), joka tukee myös julkishallinnon yhtenäistä informaatioarkkitehtuuria (kokonaisarkkitehtuuri).
Onko tietojohtamisesta hyötyä – ja kenelle?
Seminaari päättyi vielä moniin avoimiin kysymyksiin. Mikä on tietojohtamisen paikka ja mitkä ovat sen edut? Taitavalla tietojohtamisella nostetaan organisaation tuottavuutta, laatua, tunnettuutta ja vaikuttavuutta. Julkisella sektorilla se edistäisi myös prosessien tehostamista, muutosten ennakointia, valittujen toimenpiteiden kohdentamista ja niiden onnistumisen seurantaa. Kaikki näistä ovat suorastaan kriittisiä tekijöitä organisaatioille.
Tavoitteiden ja sisältöjen määrittelemiseksi tarvitaan tietopolitiikkaa ja tietostrategioita. Tietoammattilaisille olisi myös tilausta osaamisensa soveltamiseen tiedonhallinnan välineiden kehittämiseen ja tietostrategioiden laatimiseen.
Tietojohtamisella ei päätetä vain siitä, miten ohjat organisaatioiden tietovirtoja, vaan miten yhteiskunnan ja julkisen sektorin tietoja hyödynnetään. Tulevaisuuden kysymyksiin kuuluu myös, millaisiin tarkoituksiin ja kenen hyödyksi tehostuvaa tiedonhallintaa käytetään?
Seminaarin esitykset ja keskustelujen yhteenvedot löytyvät osoitteesta http://www.tieke.fi/?x11635=28505
Päivikki Karhula
Tietojohtamisen verkoston postituslistalle liittymispyynnöt: Erika Bergström, Eduskunnan kirjasto (email: erika.bergstrom(at)eduskunta.fi)
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti