”Helppoa kuin heinänteko” eli mikrofilmilukulaitetta hankkimassa

Kesälomien jälkeen elokuussa 2012 odotti minua töissä esimieheni toimeksianto. Eduskunnan kirjaston mikrofilmilukulaite oli sanomassa työsopimustaan irti ja sen tilalle tulisi pikaisesti hankkia uusi. Lisäksi asiakkailta oli tullut moitteita käytössä olevasta mekaanisesta laitteesta, jolla voi ainoastaan lukea ja tulostaa mikrofilmattua aineistoa. Siitä puuttuu USB – liitäntä eikä sitä ole siksi voitu kytkeä tietokoneeseen.  Ajattelin, että tässäpä on varsin helppo tehtävä, mutta erehdyin pahemman kerran. 

Aivan ensimmäiseksi luonnollisesti tutkailin internetin hakupalvelun avulla mitä vaihtoehtoja olisi markkinoilla. Heti selvisi, että kirjastossa käytössä olleen lukulaitteen valmistaja oli tehnyt edellisenä vuonna konkurssin. Pienen hakemisen jälkeen löysin oikeastaan vain yhden mikrofilmien lukulaitteen valmistajan. Soitinkin kyseiseen yritykseen, jossa keskus käänsi puheluni henkilölle, joka ilmoituksensa mukaan oli kuitenkin väärä henkilö vastaamaan kysymyksiini. Hän lupasi välittää yhteydenottopyyntöni oikealle henkilölle yrityksessä. Odottelin pari viikkoa, mutta soittoa tai muutakaan yhteydenottoa ei kuulunut. Etsinkin yrityksen organisaatiosta riittävän korkealta esimiehen, jolle laitoin suoraan sähköpostia. Jo neljän tunnin kuluttua sainkin yhteydenoton yrityksen avainasiakaspäälliköltä, joka ilmoitti, ettei heillä ole esillä mikrofilmien lukulaitteita yrityksen tiloissa ja ehdotti tapaamista meidän tiloissamme. Tämä luonnollisesti sopi minulle.  Järjestin tilaisuuden ja kutsuin kokoushuoneellisen väkeä tilaisuuteen. Tilaisuuden ainoa anti oli kuitenkin se, että avainasiakaspäällikkö tuli kertomaan meille yrityksensä lopettavan mikrofilmilukulaitteiden valmistuksen kokonaan. He kuitenkin myyvät varastonsa tyhjiksi ja lupasivat laitteille varaosat ja huollon viideksi vuodeksi. Toimittaja jätti meille myös tarjouksen. Tilaisuus oli ohi 15 minuutissa ja jätti meidät epätodelliseen olotilaan. Onneksi en silloin tiennyt, että tämä oli kuitenkin vasta alkua surkeiden sattumusten ketjulle.

Kävin Eduskunnan kirjaston sisällä keskusteluita parin työkaverin kanssa ja päätimme, että voisimme käydä tutustumassa tilanteeseen Kansalliskirjastossa. Emme suinkaan voineet olla ainoa kirjasto, joka yhä tarvitsisi mikrofilmilukulaitteita. Kansalliskirjastossa näimmekin pari toimivan tuntuista mikrofilmiskanneria. Laite siis toimi sekä lukulaitteena että skannerina tietokoneen toimiessa käyttöliittymänä. Kansalliskirjastoon laite oli hankittu edellisenä vuonna ja heidän mukaansa tämän laitteen kohdalla ei ollut näköpiirissä tuotannon lopettamista. Tästä innostuneena laitoinkin viestiä laitteen valmistajalle. Yrityksestä vastattiinkin jo seuraavana päivänä, mutta yrityksen markkinoinnin ja johdon assistentin mukaan kyseinen yritys oli lopettanut mikrofilmilukulaitteiden ja  –skannereiden valmistuksen yli viisi vuotta sitten! Aika häkellyttävää. Uusi yhteys Kansalliskirjastoon ja sain tietooni skanneria maahantuovan yrityksen nimen.

Jälleen oli luotettava internetin hakupalvelun apuun. Yrityksellä ei tuntunut olevan kotisivuja, mutta yhteystietohakemisto antoi kuitenkin puhelinnumeron ja linkin yrityksen ruotsalaisen emoyhtiön sivulle. Puhelin käteen ja kohti uusia yllätyksiä, sillä vieno naisääni puhelimessani ilmoitti, että ”valitettavasti numero, johon yritätte saada yhteyttä, ei ole käytössä”. Ruotsalaisen emoyhtiön kotisivutkin olivat nurin. Mieleeni alkoi hiipiä epäilys, että oliko tämäkin yritys jo ehtinyt lopettaa toimintansa. Aika turbulentti ala. Uusi yhteys Kansalliskirjastoon ja tällä kertaa saimme maahantuojan edustajan nimen ja puhelinnumeron. Sydän pampahtaen ei kun soittamaan tähän uuteen numeroon. Tällä kertaa toisessa päässä vastattiinkin. Keskustelussa kävi ilmi, ettei tuotetta todellakaan valmista yritys, jonka tuotteen Kansalliskirjastossa sanottiin olevan. Tämä yritys oli myynyt valmistusoikeudet eräälle japanilaiselle yritykselle ja jos laitteita tarkkaan katsoo, niin tämän japanilaisen yrityksen leima niissä tosiaan on. Markkinointia kuitenkin tehdään vielä vanhan valmistajan nimellä. Toivottavasti kyseinen yritys saa nimensä käytöstä edes korvausta. Japanilaisella yrityksellä ei maahantuojan ilmoituksen mukaan ole aikomusta lopettaa laitteiden valmistusta. Tämän uutisen kuultuani kysyin, olisiko mahdollista tulla esittelemään meille laitetta. Keskustelukumppanini kuitenkin kertoi, että täytti juuri samana päivänä 67 vuotta ja oli kahden viikon päästä lopettamassa työuraansa. Tiedustelin, että kuka jatkaa hänen roolissaan tulevaisuudessa. Ruotsalainen emoyhtiö oli ilmoittanut, että Suomen markkinat hoidetaan jatkossa Ruotsista käsin eikä Suomeen palkata uutta edustajaa. Seuraavaksi tiedustelin, että saisinko tämän emoyhtiön uudet yhteystiedot. Tämä ei kuitenkaan ollut mahdollista. Keskustelukumppanini kuitenkin lupasi olla yhteydessä emoyhtiöön ja välittää yhteydenottopyyntöni. Tähän oli sitten tyydyttävä.

Samoihin aikoihin oli sähköpostiini tullut markkinointikirje, jossa kerrottiin, että aikaisemman taloudellisiin vaikeuksiin joutuneen valmistajan tuotteita on alkanut valmistamaan uusi yritys ja uusi maahantuoja tuo niitä nyt Suomeen. Olin yhteydessä tähän maahantuojaan ja varsin pian yrityksen toimitusjohtaja olikin yhteydessä minuun. Sovimmekin laitteen esittelytilaisuudesta.

Myös Ruotsista oltiin minuun yhteydessä. Emoyhtiön edustaja olisi tulossa joulukuussa käymään Suomessa ja hän olisi valmis myös tapaamaan meidät. Toivotin edustajan tervetulleeksi ja sovimme tapaamisesta. Tapaaminen sujui mukavasti ja sovimme, että saisimme tarjouksen mikrofilmiskannerista varsin pian. Noin viikon kuluttua tapaamisesta sähköpostissani olikin tarjous.

Toisen yrityksen mikrofilmiskannerin esittelytilaisuuteen kutsuin jälleen kokoushuoneen täyteen asiasta kiinnostuneita. toimitusjohtaja oli varsin hermostunut tilaisuudessa, koska laite oli hänelle uusi eikä hän ollut ehtinyt siihen perehtyä. Ja pahin mahdollinen tietenkin tapahtui. Laite ei toiminut lainkaan. Laite oli kuitenkin modernin näköinen ja olisimme halunneet nähdä sen toiminnassa. Sovinkin toimitusjohtajan kanssa, että hän tutustuu laitteeseen paremmin ja on yhteydessä minuun kun ongelmat ratkeavat. Reilun viikon kuluttua sainkin sähköpostia, että ongelma on ratkaistu. Ongelma olikin tietokoneessa ja tarkemmin sanottuna sen ”Power Saving” – asetuksessa. Säästötila aiheutti sen, ettei kuva päivittynyt näytölle mikrofilmiä selattaessa. Sovimme saman tien uuden esittelyajan. Tässä esittelyssä kaikki näytti toimivan kunnes huomasimme, että tarkennus ei toimi kunnolla. Emme voisi hankkia laitetta, joka ei toimi kaikilla aineistoillamme. Toimitusjohtaja vakuutti, että laite oli toiminut yrityksen tiloissa tarkennusta testattaessa mikrokorteilla. Päätimme antaa hänelle lainaan mikrofilmirullan, jotta hän voi testailla laitetta vielä rauhassa. Varsin pian hän soitti ja kertoi, että tällä kertaa vika oli ollut näytössä. Sen resoluutio ei ollut riittänyt vaadittuun tarkkuuteen. Hän pyysi vielä luottamusta sen verran, että voisi tulla esittelemään laitetta vielä kolmannen kerran. Annoin tähän suostumuksen.

Jälleen kerran kutsuin runsaasti väkeä esittelytilaisuuteen. Tällä kertaa mikään ei voisi mennä pieleen. Olin purskahtaa itkuun kun esittelytilaisuudessa näytöllä vain välkkyi ilmoitus, että skanneria ei ole yhdistetty tietokoneeseen. Kaikki johdot oli kuitenkin yhdistetty oikein ja käynnistimme sekä tietokoneen että skannerin muutaman kerran uudelleen. Aina tuli kuitenkin sama virheilmoitus. Myös toimitusjohtajan kasvoilla oli epäuskoinen ja kauhistunut ilme. Olimme jo lopettamassa tilaisuutta kun hän viimein keksi ratkaisun. Skannerin kuljetuslukitus oli jäänyt aukaisematta. Kun lukitus aukaistiin skanneri toimi viimein halutusti ja myös tarkennus toimi tarpeittemme mukaisesti. Nyt saatoimme pyytää myös tästä laitteesta tarjousta.      

Noin viiden kuukauden urakan jälkeen pöydälläni oli kolme tarjousta. Päätös laitteesta oli lopulta helppo sillä toimitusjohtajan edustaman yrityksen tarjous oli sekä hinnaltaan halvin että toiminnoiltaan meille sopivin. Laitteen toimitus järjestyi meille parissa viikossa. Laitetta ei kuitenkaan päästy heti asentamaan, koska kirjaston sisäisen tietokatkon vuoksi jäi meiltä työasema ja näyttö hankkimatta. Tällä hetkellä uusi mikrofilmilukulaite ja – skanneri on meillä asennettuna henkilökunnan tiloissa. Kunhan sisäinen koulutus on pian ohi ja tarvittavat ohjeet on laadittu niin asiakkaammekin pääsevät toteamaan, että onko laite niin helppokäyttöinen kuin mitä me sen uskomme olevan. Henkilökohtaisesti uskon ja toivon, että laite täyttää niin kirjaston henkilökunnan kuin asiakkaidemmekin tarpeet. Nyt jo hieman hymyilyttää hankintaprosessit sattumukset ja jos laite osoittautuu käytössä hyväksi, niin hymy on varmaan paljon vapautuneempaa.   

Tervetuloa keväällä tutustumaan uuteen mikrofilmiskanneriimme!         

 Jari Suutari, 8.3.2013