Digitaalinen itsekuri

Bittiavaruuden eksponentiaaliseen kasvun rinnalla ihmisen informaationkäsittelykyky on valitettavan rajallinen. Ketterimmätkään tiedonhakuvälineet eivät poista ihmisaivojen kapasiteettiongelmia. Tietotyön tekijät ovat tekemisissä tietokapasiteettinsa puutteellisuuden kanssa päivittäin. Kuinka hankkia ja soveltaa tietoa mahdollisimman tehokkaasti ja tuloksekkaasti? Tuoreehkossa strategiaraportissa "Tietämyksenhallinta liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla" (ks. saatavuus Selmassa) arvioidaan haastattelututkimuksen perusteella, että ministeriön 176 virkamiestä käyttävät pelkkään tiedonetsintään 19 henkilötyövuotta vuodessa. Keskimäärin tiedonhakuun kuluu 50 minuuttia jokaisena työpäivänä. Tällaiset luvut ovat hyvin tyypillisiä tietointensiivisissä ammateissa.

Tiedonhankinta on kuitenkin vain välinetoimintaa ja olennaista on tiedon soveltaminen erilaisissa ongelmanratkaisuprosesseissa ja/tai oman asiantuntemuksen, osaamisen tai ammatillisen yleissivistyksen kasvattamisessa. Jos suoritettavan työtehtävän kannalta olennaiset tiedonlähteet löytyisivät nopeammin, aikaa tiedon soveltamiseen olisi enemmän ja tietotyö olisi tuloksellisempaa. Liikenne ja viestintäministeriö kuvaa strategista tahtotilaansa tietotyön kehittämisessä seuraavasti:

Asiantuntija työskentelee tehokkaasti yksin ja osana ryhmää. Asiantuntijalla on käytössään tehokkaat tiedonhallinnan välineet ja –palvelut sekä organisaation sisäisen että ulkoisen tiedon käsittelyyn ja ryhmätyöhön. Asiantuntijoilla on selkeästi organisoidun, personoidun sähköisen työpöydän kautta helposti hyödynnettävissä tarvittavat sisäiset ja ulkoiset tietolähteet ja -järjestelmät niiden sijainnista riippumatta monihaun avulla. Tiedon käsittelylle on selkeät säännöt ja ohjeet ja järjestelmät tukevat tätä. Koko henkilöstön tiedonhallinnan osaamista tuetaan koulutuksella ja henkilöstöä tuetaan tiedonhankinnassa. Erityistä huomiota kiinnitetään uusien virkamiesten osaamiseen. Koko henkilöstö omaksuu hyvän tiedonhallintatavan osaksi päivittäistä työskentelyä.

Strategiateksti kuulostaa korvaani erittäin hyvältä. Selkeästi organisoitu ja personoitavissa oleva sähköinen työpöytä komeilee ykköspaikalla jokaisen tietotyöläisen joululahjalistalla. Myös ytimekkäät säännöt ja ohjeet tiedonkäsittelylle ovat paikallaan puhumattakaan organisaation olennaisiin toimintaprosesseihin nivoutuvista tietojärjestelmistä.

Mutta mitä kaikkea pitää sisällään hyvä tiedonhallintatapa? Tiiviissä strategiatekstissä moista käsitettä on vaikea avata, eikä blogialustakaan ole otollinen syvällisille käsitteenmäärittelyille. Tietotyöläisen on tietenkin hyvä osata mapittaa tärkeitä papereita, hallita kirjanmerkkejään, otsikoida sähköpostiviestejään informatiivisesti jne., mutta mitä muuta hyvään tiedonhallintatapaan tulisi sisälyllyttää?

Yksi hyvän tiedonhallintatavan ulottuvuus on digitaalinen itsekuri. Kuulostaako kamalalta? Alla pari selventävää esimerkkiä, jotka kumpikin ovat peräisin Tietoyhteys-lehden tuoreimmasta numerosta:

• Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm kuvaa kolumnissaan tietotyöläisen sähköpostiorjuutta. Hän kertoo vastaanottavansa vuodessa yli 7000 sähköpostia ja lähettävänsä melkein saman verran. Hän pohtii myös, kuinka pitkälle viestin lähettäjä on vastuussa sanomisistaan ja mitä kaikkea vastaanottaja on oikeutettu saamillaan viesteillä tekemään. Sähköpostin edelleen lähettäminen ja manipuloiminen on Ekholmin mielestä liian helppoa.


• Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n tiedetuen johtaja Juha Haatajan mukaan tietotekniikka tekee ihmisistä Pavlovin koiria, täyttää työpäivän epäolennaisuuksilla ja tekee tietotyöläisistäkin elämyshakuisia addikteja. Osallistumispalvelut ovat Haatajan mukaan paitsi siunaus, myös vitsaus: "Jos elämä tuntuu tyhjältä, tietotekniikka on aina läsnä, kommentoimassa ja odottamassa kommentteja."

Digitaalinen itsekuri koskee paitsi tiedonhankintaa, myös ja ennen kaikkea kolikon toista puolta eli viestintää. Se lähtee yksinkertaisista maksiimeista, kuten turhien sähköpostien lähettämisen ja edelleenlähettämisen välttämisestä. Digitaalinen itsekuri edellyttää, että sähköpostia tai sähköistä kalenteria ei päästetä epäviralliseksi työnantajaksi, eikä erillaisille osallistumispalveluille anneta kohtuutonta sijaa. Kyse on prioriteettien asettamisesta, joka lähtee työelämän peruskysymyksistä (miksi minut on palkattu tähän tehtävään? mitä minun tulee saada tänään / tällä viikolla / tänä vuonna aikaiseksi?). Kyse on myös työpaikan pelisäännöistä, joista monet ovat epävirallisia, mutta jotka kenties vaatisivat syvällisempää julkista tarkastelua nyt, kun työpöytämme muuttuvat entistä sähköisemmiksi.

Vaikka turhaa viestintää ja tiedonhankintaa tulee ainakin työaikana välttää, toisaalta Liikenne- ja viestintäministeriön strategiaraportti painottaa, että tarvitsemme henkilökohtaisia tietämysverkostoja, tehokkaita ryhmätyöohjelmia sekä entistä liukkaampia tietovirtoja työntekijöiden kesken ja eri organisaatioiden välillä. Se kuuluisa hiljainen tietokin tulisi saada leviämään.

Digitaalinen itsekuri on lähtökohtaisesti paradoksaalista: viesti ja ole viestimättä, hanki tietoa ja ole hankkimatta... Tällaisen "mission impossiblen" edessä ei taida olla muuta vaihtoehtoa kuin siteerata Paavo Haavikkoa:

”Mistä ääni meissä tulee?

Mitä on silmissä?

Puhe virtaa virtaavassa maailmassa,

Puhe virtaa virtaavassa maailmassa

Ja sinun täytyy itse tietää miltei kaikki.”

Kimmo Tuominen