Muuttuvat työtavat

Antti Martikainen kirjoittaa Tietotyömaa-blogissa, että sisäisen työskentelyn kehittäminen on tärkeää, muttei helppoa.  Työtapojen kehittämisen haasteina Martikainen näkee mm. työvälineisiin liittyvän murroksen ja oppimishaasteen. Hän toteaa, että työvälineillä on valtava potentiaali työn tehokkuuden ja mielekkyyden kehittämisessä, mutta ne eivät itsessään muuta mitään. Martikaisen mukaan myös oppiminen muuttaa muotoaan. Siitä on tullut jatkuvaa oppimista omaa työtä varten.

Olen itse saanut kokea, että työvälineiden muutos mahdollistaa työtapojen muutoksen, kuten myös uudenlaisen tavan oppia. Noin kaksi ja puoli vuotta sitten, kun eduskunta vaihtoi pöytätietokoneet kannettaviin työasemiin, työtavoissamme käynnistyi suuri muutos. Samaan aikaan kirjasto muutti peruskorjauksen tieltä väliaikaisiin tiloihin kauemmaksi eduskuntakiinteistöistä. Myös eduskunnan verkkopalvelujen uudistushankkeen käynnistyminen tapahtui tuolloin, minkä vuoksi oli paljon yhteisiä palavereja ja workshopeja.

Tilanteessa, jossa saman päivän aikana saattoi olla palaveri kahdessakin eri eduskunnan rakennuksessa, ja oma työpiste sijaitsi Postitalossa, kannettava tietokone oli välttämätön työväline. Se mahdollisti mm. sähköpostien käsittelyn ja tärkeimpien työtehtävien hoitamisen siellä, missä kulloinkin oli. Olen työskennellyt niin eduskunnan lounasravintolassa ja kahvilassa kuin myös vapaana olevissa kokoushuoneissa.

Uuden työvälineen myötä myös tapa tehdä työtä muuttui. Kuluneen vuoden aikana, lomakautta lukuun ottamatta, olemme kokoontuneet pienellä, spontaanisti muodostuneella tiimillä keskimäärin kaksi kertaa viikossa tekemään yhdessä töitä. Työryhmäämme kuuluu pari henkilöä kirjastosta ja pari eduskunnan tiedotuksesta. Välillä saamme lisävahvistusta tietohallinnosta.

Työryhmässämme työstämme vastuualueidemme puitteissa eduskunnalle ja kirjastolle uutta julkista verkkopalvelua sekä intranet-palvelua. Sen lisäksi, että ideoimme ja pohdimme, rakennamme konkreettisesti pala palalta uusia verkkosivuja. Tietysti myös testaamme ja raportoimme virheistä, minkä jälkeen taas uudelleen testaamme ja raportoimme.  Luonnollisestikin verkkopalvelujen uudistushankkeessa on mukana myös suuri joukko muita kollegojamme erilaisissa työryhmissä ja tehtävissä.

Pienryhmämme tapaamiset ovat myös oppimistilanteita. Se, joka osaa, neuvoo ja näyttää muille. Palavereissamme usein kuultu lause on: Saanks mä sen kaapelin? Kaapeli, jolla oman työaseman näyttö yhdistetään näkymään kokoushuoneen isolla näytöllä, siirtyy moneen kertaan henkilöltä toiselle, kun käsittelemme ongelmia tai näytämme muille, miten asia tehdään. Yhdessä saamme enemmän aikaan ja opimme toisiltamme.

Olemme uudistaneet myös kirjaston verkkopalvelutiimin työskentelyä. Vajaa vuosi sitten totesimme, että parhaat ideat syntyvät aina lounaalla, jolle menimme yhdessä palaverin jälkeen. Lounaskeskustelut venyivät ja harmittelimme, kun mukana ei ollut muistiinpanovälineitä. Tästä viisastuneena päätimme siirtyä lounaspalavereihin, johon Pikkuparlamentin ravintolan kyljessä olevat kokoushuoneet antavat hyvän mahdollisuuden.

Aloitamme palaverimme ulkoilulla. Kävelemme yhdessä työpisteestämme Pikkuparlamenttiin. Keskustelu alkaa jo matkalla. Lounaan noudamme sopivassa välissä ja jatkamme keskustelua lounaan ääressä. Lopetimme myös pöytäkirjan pitämisen, koska edellisen kokouksen pöytäkirjan läpikäynti vei liikaa aikaa ja määritteli keskustelun suunnan. Pöytäkirjan sijasta pidämme lokikirjaa, johon kirjaamme lyhyesti, mistä asioista keskustelimme ja mitä sovimme.

Viime keväänä eduskunnassa otettiin käyttöön Lync. Lyncin kokoustoimintojen hyödyntämisessä olemme vielä harjoitteluvaiheessa, mutta Lyncin pikaviestit ovat löytäneet paikkansa viestintävälineenä. Lyncin pikaviestit ovat niin käteviä, että niihin vastaaminen onnistuu yleensä myös kesken palaverin. Tieto kulkeekin nopeasti Lyncin avulla.

Joitakin viikkoja sitten muutimme uusiin väliaikaistiloihin, sillä eduskunnan peruskorjauksen vuoksi Aurorankadulla, jossa kirjasto ja osa henkilökuntamme sijaitsevat, ei ole tilaa meille kaikille. Mielenkiintoista nähdä, muuttuuko työskentelytapamme uuden tilaratkaisun myötä. Ainakin yhteisöllisyys lisääntyy. Työskentelytilaamme voisi kutsua puoliavoimeksi. Meillä on omat pienet äänieristetyt työhuoneet, joiden seinät ovat lasia. Näkösuojaa viereiseen huoneeseen antaa matala hylly. Kun kollegan näkee, madaltuu kynnys kysyä neuvoa tai aloittaa keskustelu.

Muutokset työtavoissamme ovat tapahtuneet omista tarpeistamme lähtien - asiasta ei ole päätetty strategiaseminaarissa tai johtoryhmässä. Eikä muutokseen ole tarvittu erikoisia sovelluksia tai uusimpia mobiililaitteita. Langaton verkko ja kannettavat tietokoneet sekä asianmukaisilla laitteilla varustetut kokoushuoneet ovat riittäneet muutokseen. Uuden intranetin myötä olemme taas uuden oppimisen edessä ja saamme mahdollisuuden kehittää työtapojamme.

Leena Karjalainen

---