Yhteiskunnallisen tiedon kirjastoverkosto järjesti 9.5.2019 työpajan otsikolla Kirjastot ja tietopalvelut muutoksessa. Tavoitteena oli keskustella ja koota tietoja kirjastoissa ja tietopalveluissa tapahtuneista ja meneillään olevista muutoksista.
Työpajan osallistujat edustivat kymmentä eri organisaatiota ja kolmea eri kirjastosektoria: erikoiskirjastoja, yliopistokirjastoja ja ammattikorkeakoulukirjastoja. Lisäksi mukana oli osallistujia yksiköistä, joiden toiminta painottuu tietopalveluun tai arkistotyöhön.
Lähtökohtana työpajan keskustelulle ja asioiden kirjaamiselle oli viisi teemaa: 1) Organisaation muutokset, 2) asiakas- ja tietopalvelu sekä näihin liittyvät tietosuojakysymykset, 3) viestintä ja markkinointi, 4) kouluttautuminen ja osaamisen kehittäminen sekä 5) uudet palvelut ja toiminnot.
Kerromme tässä lyhyesti joistakin työpajassa esiin nousseista seikoista, jotka kertovat muutoksen tuulista kirjastoalalla.
Organisaatioita myllätty viime vuosina
Monissa kirjastoissa tai niiden kehysorganisaatioissa on tehty laajamittaisia organisaatiomuutoksia, joissakin tapauksissa useita peräkkäisiä. Vaikutukset kirjastojen toimintaan ja palveluihin ovat vaihdelleet. Organisaatiomuutos on voinut aiheuttaa esimerkiksi kirjaston yhdistämisen osaksi laajempaa yksikköä. Toisaalta kirjaston koko organisaatio on voitu uudistaa osana kehysorganisaation fuusiota.
Useiden kirjastojen kehysorganisaatiossa on käyty viime vuosien aikana vähintään yhdet yt-neuvottelut, joiden seurauksena kirjaston tai tietopalvelun henkilöstöresurssit ovat vähentyneet irtisanomisten, osa-aikaistamisten tai henkilöstön muihin yksiköihin sijoittamisen johdosta. Henkilöstöresurssia on voitu myös jakaa siten, että osa henkilöstöstä toimii kirjaston lisäksi jossain muussa yksikössä. Henkilöstöresurssien vähenemiseen on vaikuttanut useissa organisaatiossa myös se, että eläköityneiden tai muuten poislähteneiden tilalle on rekrytoitu uutta henkilöstöä vain poikkeustapauksissa.
Syynä henkilöstön vähennyksiin on etenkin kehysorganisaatioiden rahoituksessa tapahtuneet heikennykset. Kirjastojen osalta budjetteja on monissa tapauksissa leikattu useina perättäisinä vuosina. Lisäksi tilavuokrien nousu ja e-aineistosopimuksiin liittyvät jatkuvat hinnankorotukset ovat ajaneet varsinkin yliopisto- ja korkeakoulukirjastoja ahtaalle.
Organisaatiomuutokset ja henkilöstön väheneminen on aiheuttanut tehtävien uudelleenorganisointia ja usein merkittäviä muutoksia tehtävissä. Joissakin kirjastoissa muutokset ovat vaikuttaneet siten, että haasteena henkilöstöllä on oman aseman pitäminen kehysorganisaatiossa.
Yt-neuvottelut ja kiristynyt budjettitilanne on johtanut monissa kirjastoissa pysyvään varovaisuuteen ja epävarmuuteen. Kirjaston henkilöstön leikkaukset aiheuttavat etenkin pienissä kirjastoissa monenlaisia paineita, mm. uuden kirjastojärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyvä lisätyö voi olla hyvin haastavaa.
Palveluaikoja supistettu monissa kirjastoissa
Monen kirjaston asiakaspalvelussa näkyy resurssien väheneminen ja esimerkiksi palveluaikoja on jouduttu supistamaan. Pienemmissä kirjastoissa henkilöstö ei aina pysty olemaan paikalla muiden menojen takia. Isommissa kirjastoissa toimitaan palveluaikojen ulkopuolella itsepalveluperiaatteella, jolloin lainaus ja palautus hoituvat automaateilla.
Kaikilla kirjastosektoreilla on ollut kokemuksia tietopalvelukysymysten vaikeutumisesta. Asiakkaat osaavat hakea tietoa myös itse, mutta monimutkaisempiin asioihin kaivataan apua. Tämä tuo haasteita kirjastoväen ammattitaidolle, kun tiedonhaku vaatii rinnalle haetun tiedon substanssin ymmärtämistä. Tietopalvelun vaikeutumisesta huolimatta asiakkaiden tiedontarpeisiin pyritään löytämään vastauksia.
Tietosuojan osalta lainsäädäntö ja organisaation omat käytännöt ovat tuoneet monenlaisia muutoksia, kuten rekisteriselosteiden laatimista, lomakkeiden siirtämistä lukittaviin kaappeihin, asiakastietojen poistamista määräajan kuluttua ja lomakkeiden silppuamista käsittelyn jälkeen.
Viestinnän resursseissa ja välineissä paljon vaihtelua
Viestintää ja markkinointia hoidetaan kirjastoissa hyvin moninaisin tavoin. Paljon riippuu kirjaston koosta ja asiakaskunnasta. Pienissä kirjastoissa viestintään on yleensä niukasti resursseja. Isommissa kirjastoissa tai niiden kehysorganisaatioissa on usein omat viestintätiimit, jotka hoitavat valtaosan virallisesta viestinnästä.
Kirjaston omat palvelusivut ja mahdollinen verkkokirjasto ovat keskeinen viestinnän kanava. Monilla kirjastoilla on verkkosivuillaan myös blogeja, joissa markkinoidaan palveluja ja viestitään tärkeiksi koetuista asioista. Myös sähköpostitse lähetettävät uutiskirjeet ja organisaatioiden intranetin keskusteluyhteisöt tai ajankohtaista-palstat ovat viestinnässä hyödynnettyjä kanavia.
Reaaliaikainen viestintä asiakkaiden kanssa chatin välityksellä on viime vuosina yleistynyt erityisesti korkeakoulukirjastoissa. Sähköpostin käyttö asiakasviestinnässä on monissa organisaatioissa vähentynyt viime vuosina.
Korkeakoulukirjastot ja monet erikoiskirjastotkin viestivät aktiivisesti erityisesti Facebookin ja Twitterin välityksellä.
Monissa kirjastoissa järjestetään aineistoihin ja palveluihin liittyviä tapahtumia tai osallistutaan kehysorganisaation tapahtumien järjestämiseen. Erilaisia pop-up -kirjastotempauksia ovat järjestäneet erityisesti yleiset kirjastot, mutta myös valtionhallinnossa on kokeiltu vastaavaa menestyksekkäästi.
Monimuotoista kouluttautumista
Kirjastoala on oppimismyönteinen, ja kouluttautumiseen yleensä kannustetaan kaikissa kirjastoissa. Monesti tulevat kuitenkin taloudellisten resurssien rajoitteet vastaan, samoin työresurssit, kun pienissä kirjastoissa on hankalaa irrottautua koulutukseen asiakaspalvelun kärsimättä. Joissakin kirjastoissa kansainvälisiin konferensseihin osallistumisia on vähennetty reilusti.
Kirjastoihmiset ovat aktiivisia opiskelijoita. Opiskelussa hyödynnetään avoimen yliopiston kursseja ja opintokokonaisuuksia, ammattijärjestöjen tai yhdistysten koulutustarjontaa, ilmaisia internet-kursseja, videoluentoja ja webinaareja.
Kirjastoalan järjestöjen, yhteisöjen ja verkostojen järjestämiä seminaareja pidetään erittäin tärkeinä.
Osallistuminen kirjastoalan verkostoihin – myös kansainvälisiin – on hyvä mahdollisuus kehittää osaamistaan. Toisilta kirjastoilta voi aina oppia ja keskustelut kollegojen kanssa voivat olla hyvin hedelmällisiä ja silmiä avaavia.
Virkamiesvaihto tarjoaa mahdollisuuden opiskella toisten kirjastojen työtapoja. Tutustumalla omaa kirjastoaan laajempiin ympyröihin osaaminen kehittyy.
Osaamisen kehittämistä voi toteuttaa myös vertaisoppimisena, jolloin verkosto tai työntekijät yhdessä opettelevat uusia asioita tai kouluttajina toimivat kollegat. Joissakin kirjastoissa on opintopiirejä. Voidaan yhdessä suorittaa kursseja, esimerkiksi ohjelmoinnin perusteita. Tiedon jakamista työtoverien kesken pidetään äärimmäisen tärkeänä ja sitä toteutetaan mm. organisaation sisäisten blogien ja wikien avulla.
Kaikkeen siihen osaamiseen, jota alan työpaikkailmoituksissa vaaditaan, ei kuitenkaan ole olemassa kurssia tai koulutusta, joten jatkuva työssäoppiminen on välttämätöntä.
Uusia palveluja ja uusia ajattelumalleja
Kirjastot ovat ottaneet aktiivisesti käyttöön erilaisia uusia palveluja. Aineistojen ja niiden esilletuomisen kannalta ovat e-aineistoihin liittyvät uudet toimintatavat nousseet tärkeiksi. Pienemmissä kirjastoissa on esimerkiksi osin siirrytty tilatuista kausijulkaisuista yksittäisten artikkelien ostamiseen. Avoimen tieteen ja datanhallinnan palvelut, ja niiden kehittäminen, ovat yliopisto- ja amk-kirjastoissa merkittävässä roolissa.
Muista aineistoihin liittyvistä palveluista mainittakoon Laukkukirjasto, joka jalkautuu kirjat mukanaan laukussa erilaisiin tapahtumiin.
Uudentyyppisiä palveluja ovat näkyvyys- ja altmetriikkapalvelut, joita on otettu käyttöön yliopistokirjastoissa.
Muita uusia avauksia kirjastojen ja tietopalvelujen palveluvalikoimassa ovat mm. mediaseuranta, hakemus- ja selvitysklinikka – konsultoidaan ja sparrataan järjestöjen toiminta-avustusten tekemistä – sekä tiedon visualisointiin liittyvät palvelut.
Uusia ajattelumalleja kirjastoissa ovat mm. Lean-toimintamalli sekä palvelumuotoilu. Jälkimmäinen on ollut käytössä jo pitkään joissain kirjastoissa, kun taas toisissa käyttö on vasta aloitettu.
Ammatillisesti tärkeää on jatkuva ja yhdessä tapahtuva oppiminen – muuttuvassa maailmassa tarvitaan jatkuvaa uuden opiskelua. Toisaalta tärkeänä pidetään myös itseohjautuvuutta, jolloin kirjastoammattilaisten pitää itse seurata alan kehittymistä ja viestiä siihen liittyvistä näkemyksistä ja tarpeista esimiehille ja muulle organisaatiolle.
--
Kuvatut työpajassa esiin nousseet muutokset eivät ole yleistettävissä jokaiseen kirjastoon. Ne kuitenkin antavat käsityksen viime vuosina tapahtuneesta tai meneillään olevasta kehityksestä kirjastoalalla.
Sirkka-Liisa Korkeila, Eduskunnan kirjasto & Mika Holopainen, Helsingin yliopiston kirjasto
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti