Eduskunnassa otettiin käyttöön vajaa vuosi sitten uusi intranet, sähköinen työpöytä, joka myöhemmin nimettiin Areenaksi. Areenan käyttöönotto on mielestäni parantanut merkittävästi sisäistä tiedotusta, tehostanut työprosesseja ja erilaisten tiimien ja työryhmien työtä sekä helpottanut uuden ja muuttuneen tiedon seurantaa.
Etusivu
Kun avaan selaimen, aukeaa Areenan aloitussivu, jonka näkyvimmällä paikalla sivun keskipalstalla ovat eduskunnan sisäiset tiedotteet. Yleensä uusia tiedotteita tulee useita päivässä, säännöllisesti myös kirjastoon liittyviä. Sisäisten tiedotteiden alapuolelta löytyvät STT:n ja Ylen uutisotsikot. Ajan tasalla pysyminen sekä eduskunnan että maailman tapahtumista onkin tehty helpoksi. Lisäksi on erillinen Ajankohtaista-sivu, jolle on koottu mm. kotimaisia ja ulkomaisia uutislähteitä ja jolla näkyvät sisäiset tiedotteet pidemmältä ajanjaksolta. Etusivulle keskipalstan vasemmalle ja oikealle reunalle on sijoitettu tärkeitä linkkejä, mm. eduskunnan tapahtumat ja hakupalvelut.
Järjestelmä tunnistaa käyttäjän. Osa etusivun linkeistä määräytyykin käyttäjän roolin mukaan, esim. kansanedustajille tarjotaan linkit omaan eduskuntaryhmään ja omiin valiokuntiin. Itse käytän etusivun linkeistä useimmin ruokalistaa, totta kai, sekä verkkotiedonlähteitä, erityisesti sanakirjoja, ja henkilökuntahakua, josta löytyvät mm. puhelinnumerot ja valokuvat.
Palvelut
Etusivu-välilehden vieressä on Palvelut-välilehti. Palvelut-sivulta pääsee etenemään eduskunnan eri yksiköiden tarjoamiin palveluihin, mm. henkilöstö-, kiinteistö- ja tietohallintopalveluihin. Täältä löytyvät esimerkiksi loma-anomus- ja poissaoloilmoituslomakkeet, tietoja koulutustarjonnasta, kiinteistötoimiston vikailmoitus- ja palvelupyyntöjärjestelmä sekä atk-tuen yhteystiedot. Viime keväänä mietimme kirjastossa huolellisesti, mitä asioita otamme kirjasto- ja arkistopalvelujen sivuille. Halusimme nostaa esille palveluja, jotka ovat mielestämme tärkeitä sisäisille asiakkaille tai joita tarjoamme vai sisäisille asiakkaille. Monessa asiassa hyödynsimme RSS-syötteitä, mm. luomalla sivun, joka mahdollistaa kirjauutuuksien seurannan aiheen mukaan.
Työtilat
Palvelut-välilehden vierestä löytyvät Työtilat. Ainakin itselleni, ja varmasti useimmille kollegoilleni kirjastossa, työtilat ovat Areenan tärkein osa-alue. Työtilat ovat virtuaalisia työtiloja, joita voidaan luoda mm. tiimeille, työryhmille, projekteille ja hankkeille. Työtila voidaan määritellä näkymään joko kaikille Areenan käyttäjille tai vain esimerkiksi kyseisen tiimin jäsenille. Voidaan myös määritellä, että osa työtilan tiedoista näkyy kaikille ja osa vain erikseen määritellyille käyttäjille.
Kirjaston 1990-luvun lopulla suunniteltu ja tekniikaltaan vanhentunut intranet korvattiin Eduskunnan kirjaston työtilalla. Kirjaston työtilan etusivulla ovat mm. kirjaston sisäiset tiedotteet, lista viimeksi muokatuista asiakirjoista ja keskusteluosio sekä linkit työtilan suosituimmille sivuille, allakkaan ja lomakalenteriin. Allakasta löytyvät kyseisen päivän tapahtumat kirjastossa, mm. kokoukset, koulutukset ja vierailevat ryhmät. Lomakalenteriin on merkitty sekä vuosi- että sairauslomista johtuvat poissaolot. Lisäksi etusivulla on linkit asiakirjakansioihin, joita on luotu mm. henkilökunnan, kirjaston hallituksen ja ohjausryhmän pöytäkirjoille, hallinnollisille asioille, koulutusaineistoille sekä ohjeille ja palveluvinkeille.
Eduskunnan kirjaston työtilan lisäksi kirjastolle on tähän mennessä luotu noin 20 erillistä alityötilaa, joihin pääsee mm. kirjaston työtilan etusivulta. Omat työtilat on kirjaston palvelukokonaisuuksilla, tiimeillä ja työryhmillä. Lisäksi on luotu työtilat mm. tiedonhallinnan koulutukselle sekä kirjaston vuosikertomuksen ja strategian työstämistä varten. Eduskunnan kirjaston työtilaan on luku- ja muokkausoikeudet kirjaston koko henkilökunnalla. Myös kirjaston alityötiloihin on kaikilla kirjastolaisilla lukuoikeudet, mutta oikeudet tietojen ja tiedostojen muokkaamiseen ja uusien tietojen lisäämiseen ovat vain kyseisen työryhmän jäsenillä.
Alityötilat poikkeavat jonkin verran toisistaan, aivan kuten työryhmätkin poikkeavat toisistaan. Kaikista työtiloista löytyvät työryhmän pöytäkirjat, ohjeet ja muut dokumentit sekä listaus viimeksi päivitetyistä asiakirjoista ja mahdollisuus verkkokeskusteluun. Lisäksi työtilassa voi tarpeen mukaan olla mm. kalenteri, tiedotteita, tilastoja, linkkejä, tehtävälista ja tiedot vastuuhenkilöistä. Kirjaston työtilojen lisäksi minulle aukeaa muutamia kymmeniä kaikille Areenan käyttäjille avoimia työtiloja sekä useita työtiloja, joita käytetään eduskunnan eri yksiköiden väliseen yhteistyöhön.
Tiedon seuranta
Tiedon seuranta työtiloihin tulevasta uudesta tiedosta vaatii vähän omaa aktiivisuutta. Kun työtiloja on paljon, uusi tieto pirstaloituu lukuisiin eri paikkoihin. Järjestelmä tarjoaa tiedon seurannan välineeksi sähköpostiin tilattavia ilmoituksia. Ongelma on siinä, että jokaisessa työtilassa on monia eri osioita, jotka päivittyvät ja joista jokaisesta tulee erikseen tilata ilmoitus. Sähköposti-ilmoitusten asettaminen vaatii pientä vaivannäköä, eikä sitä välttämättä muista tehdä etenkään uusissa työtiloissa.
Jotkut kokevat häiritsevänä sähköpostiin saapuvat ilmoitukset, joita voi tulla runsaastikin. Itse en pidä niitä ongelmana, sillä työtiloista tulevat ilmoitukset erottuvat hyvin muiden uusien viestien joukosta. Ilmoituksista näen, mitä on päivittynyt ja missä työtilassa. Halutessani pääsen helposti lukemaan kyseisen asiakirjan ilmoituksessa olevasta linkistä tai muuttamaan ilmoitusten tilaamiseen liittyviä asetuksiani. Ilmoituksessa näkyy myös päivittäjän nimi. Usein ilmoituksia silmäillessäni olenkin ajatellut: "Hienoa! Tämäkin kollega, jota olen opastanut, päivittää nyt sujuvasti tiedostoja työtilaan."
Koulutusta
Sähköisen työpöydän käyttöönoton yhteydessä eduskunnassa järjestettiin koulutusta, myös ohjeita valmistui. Kirjastossa emme tyytyneet vain eduskunnan järjestämään koulutukseen ja ohjeistukseen. Järjestimme kirjaston henkilökunnalle useita tietoiskuja, joissa käsiteltiin sähköistä työpöytää ja erityisesti kirjaston työtilan rakennetta ja toimintaa, sekä koulutusta, jossa opastettiin tietojen päivittämistä. Vielä noin puoli vuotta Areenan käyttöönoton jälkeen järjestimme päivittämiseen liittyvää koulutusta, jotta asiat tulevat varmasti kaikille tutuiksi ja työt lähtevät sujumaan taas lomien jälkeen.
Kirjastossa yksi suurimmista muutoksista Areenan siirryttäessä oli se, ettei enää ole erikseen kirjaston intranetin päivittäjiä. Jokaisen tulee itse päivittää tiedot kirjaston työtilan allakkaan sekä työtiloihin, joiden jäsenenä on. Osasimme varautua siihen, ettei päivittäjän rooliin siirtyminen suju kaikilta yhtä vaivattomasti. Ennakoimme tilannetta luomalla kirjastoon työtilojen tukihenkilöverkoston entisistä intranetin päivittäjistä sekä verkkotoimituksen jäsenistä. Tukihenkiöiden tehtäväksi annettiin tietojen siirtäminen vanhasta intranetista työtiloihin sekä kollegoiden opastaminen ja avustaminen tietojen päivittämisessä työtiloihin.
Tukihenkilöille järjestettiin koulutusta ja kokouksia, joissa käsiteltiin mm. työtilojen käyttöön liittyviä ongelmatilanteita. Lisäksi laadimme selkeitä kuvakaappauksilla varustettuja ohjeita, joilla oli tarvetta erityisesti heti järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Loimme myös harjoitustyötilan, jossa erilaisia päivittämiseen liittyvä toimenpiteitä voi vapaasti kokeilla. Itse käytän harjoitustyötilaa edelleenkin testiympäristönä, jos minun pitää toteuttaa esimerkiksi jokin työtilan rakenteeseen liittyvä muutos.
Muutoksia työskentelytavoissa
Vaikka omat menot päivitetään kirjaston työtilan allakaan, ei se poista velvollisuutta pitää myös Office sähköposti- ja kalenteriohjelmaan liittyvä henkilökohtainen kalenteri ajan tasalla ja kollegoille avattuna. Kokousvaraukset tehdään suoraan henkilökohtaisiin kalentereihin. Kokousaineistot löytyvät kyseisen työryhmän työtilasta.
Kerran eräs eduskunnan toisessa yksikössä työskentelevä kollega kertoi minulle, että on pettynyt Areenaan, koska se ei ole hänen mielestään muuttanut työskentelytapoja. Se, muuttaako jokin järjestelmä työskentelytapojamme, riippuu paljon myös meistä itsestämme. Jos viemme tiedostomme työtiloihin, käynnistämme pöytäkirjan tarkastusprosessin työtilan toiminnoilla, osallistumme verkkokeskusteluun ja hyödynnämme muutenkin järjestelmän tarjoamia toimintoja, myös työskentelytapamme muuttuvat ja aiheuttavat ainakin jossain määrin muutoksia myös kollegoiden työskentelytapoihin.
Uusien työskentelytapojen käyttöönotossa myös esimiesten esimerkki on tärkeä. Kun esimies tallensi työtilaan listan, josta kukin voi käydä varaamassa kehityskeskusteluajan, viimeistään tässä vaiheessa jokaisen oli opeteltava muokkaamaan työtilassa olevaa dokumenttia. Eniten valinnanvaraa keskusteluaikojen suhteen oli tietenkin niillä, jotka olivat tilanneet sähköposti-ilmoituksia ja näin huomasivat heti, että varauslista on viety työtilaan.
Keskustellessani eduskunnan muissa yksiköissä työskentelevien kanssa olen havainnut, ettei työtilat-käsite ole kaikille samalla tavalla tuttu asia kuin se on meillä kirjastossa. Vaikka kirjastossa kaikki tuntevatkin työtilat, uuden työvälineen käyttöönotto vaatii jokaiselta oman aikansa. Usein sähköpostia lukiessani huomaan miettiväni, miksi liitetiedosto lähetettiin sähköpostissa, kun sen olisi voinut tallentaa työtilaan, josta se olisi jatkossa helpommin löydettävissä.
Olen kuullut myös kommentteja siitä, ettei Areenasta löydä mitään. Tiedon järjestäminen onkin haaste, jota kirjastoalan ammattilaisina olemme pohtineet paljon ja yrittäneet löytää hyviä ratkaisuja. Usein ongelma on siinä, että tiedon järjestämiseen liittyviä ratkaisuja joudutaan tekemään järjestelmän käyttöönottovaiheessa, kun järjestelmän kaikkia ominaisuuksia ja mahdollisuuksia ei vielä tunneta.
Monesti näyttää myös unohtuvat, että Areenassa on käyttökelpoinen hakutoiminto, vaikka odottelemmekin tehokkaampaa hakua Areenan seuraavassa kehitysvaiheessa. Toiveena on myös enemmän wikimäisiä ominaisuuksia dokumenttien yhdessä käsittelyyn. Vaikka emme välttämättä vielä osaakaan hyödyntää tehokkaasti kaikkia Areenan tarjoamia mahdollisuuksia, on se mielestäni suuri parannus verrattuna aiempaan järjestelmään, jossa päivittäminen oli keskitetty muutamille henkilöille tehtävän monimutkaisuuden vuoksi.
Sähköisen työpöydän järjestelmänä toimii Microsoft Officen Sharepoint Server (MOSS). Eduskunnan sähköistä työpöytää on esitelty elokuussa 2010 IFLAn parlamenttikirjastojen prekonferenssissa Tukholmassa ja lokakuussa 2010 World e-parliament konferenssissa Johannesburgissa.
Leena Karjalainen
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti