Tietovirtojen hallinta kiinnostaa tietojohtamisen verkostoa

Valtioneuvoston tietopalvelujen ja kirjastojen (Valtipa) viimevuotisen aloitteen pohjalta syntyi tietojohtamisesta kiinnostuneiden tietoammattilaisten verkosto, joka on järjestänyt kuluneen vuoden aikana useita tapaamisia. Oheisen kirjoituksen tarkoituksena on kuvata tietojohtamiseen liittyvien haasteiden ja kysymysten taustoja, jotka selittävät, miksi keskustelua erityisesti julkishallinnon tietojohtamisesta kaivataan juuri tällä hetkellä ja miksi aihe on tietoammattilaisille keskeisiä kysymyksiä.

Tietojohtaminen on vanhaa ja uutta
Tietojohtamisesta on puhuttu 1990-alusta lähtien ja sille on lukuisia määritelmiä. Englanninkielinen termi Knowledge management (KM) on yleensä suomennettu joko tietojohtamiseksi tai tiedon- tai tietämyksenhallinnaksi. Näistä kukin termi korostaa hieman eri puolia asiassa.

Tietojohtamiseen onkin erilaisia lähestymistapoja. Asiassa voidaan korostaa tietojärjestelmien tai tiedonhallinnan teknologioiden osuutta, tiedon tai dokumenttien osuutta, tiedon välitystä oppimisprosessina tai johtamista. Erilaisia lähestymistapoja voidaan myös yhdistellä.

Yhteistä erilaisille näkemyksille on kuitenkin entistä kokonaisvaltaisempi suuntautuminen organisaatiossa liikkuvan tiedon ja tietovirtojen hallintaan. Tietojohtamisen tarkastelutapa on lisäksi edelleen ajankohtainen - sitä heijastelevat esimerkiksi julkishallinnon viimeaikaiset kokonaisarkkitehtuurisuunnitelmat.

Miksi tietojohtamista tarvitaan?
Miksi sitten tarvitaan tietojohtamista? Taustalta löytyy ainakin kolme keskeistä tekijää, jotka ovat oleellisesti muuttaneet tiedon roolia organisaatioissa viime vuosikymmenten aikana.

Tiedosta ja tiedonhallinnasta on informaatioteknologian läpäisemässä yhteiskunnassa tullut ydinasia ja menestystekijä. Niiden vaikutukset näkyvät sekä johtamisen että työn luonteessa. Sellaisista taidoista kuin nopea omaksumiskyky, kyky poimia olennaisia asioita ja tuottaa ja välittää tietoa, on tullut monissa ammateissa keskeisiä taitoja.

Tietoteknologia on mahdollistanut myös verkostoitumisen tavalla, jossa tiedonvälitys on laaja-alaisempaa ja nopeampaa kuin koskaan historian aikana.

Tiedon ja verkostoitumisen kasvanut merkitys organisaatioissa on asettanut uusia vaatimuksia johtamiselle. Verkostomainen työskentely levittää organisaation toimien alan sen seinien ulkopuolelle. Työtä tehdään yhä enemmän erilaisissa yhteistyöverkostoissa ja hankkeissa, joissa työskennellään usein myös yli työajan ja -paikan rajojen.

Työskentelytavat ovat myös keventyneet. Työtä tehdään esimerkiksi väliaikaisissa hankkeissa, verkostoissa tai tiimeissä. Tällaista työskentelyä on osattava koordinoida ja aikatauluttaa, mutta myös kiinnittää niissä tehtävä työ tukemaan organisaation pysyvämpiä rakenteita ja tavoitteita.

Lisääntyvät tuottavuuden ja tehokkuuden vaatimukset ovat tuoneet mukanaan erilaisia toiminnan kehittämishankkeita, joille tyypillistä on tarkastella organisaation kokonaisuutta esimerkiksi prosessien, tietojärjestelmien tai palvelujen näkökulmista. Purkamalla organisaation toimia ja sen suuntia systemaattisesti osiin, voidaan usein selkeämmin arvioida ja kehittää myös kokonaisuuden toimivuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Johtamiseen on siis tullut koko joukko vaatimuksia tarkastella organisaation toimintaa, palveluja ja prosesseja uudenlaisena kokonaisuutena. Tässä kokonaisuudessa tiedonhallinta ja tietovirrat ovat myös keskeisellä sijalla.

Tietojohtamisen vaikutukset
Tietojohtamista kaivataan myös siksi, että siltä odotetaan erilaisia hyötyjä organisaatiolle. Yhtenäiset ja yhteiskäyttöiset tietoresurssit ja hyvin ohjatut tietovirrat voivat tuottaa taloudellisia hyötyjä, mutta parantaa myös organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisesti.

Työprosessien yksinkertaistaminen ja päällekkäistyön vähentäminen tuottavat suoranaisia säästöjä. Organisaation parempi toimivuus nostaa sen toimintavalmiutta ja kilpailukykyä. Aineettoman pääoman merkityksestä tuottavuudelle on myös todisteita.

Paremmalla tiedonhallinnalla on vaikutuksia myös päätöksenteon ja muun tiedosta riippuvaisen työn laatuun. Sujuva tiedonkulku, yhtenäiset tietoresurssit ja luotettavan tiedon varassa toimiminen voivat myös parantaa tulevien toimien ennakoitavuutta ja riskien hallintakykyä.

Tietojohtaminen palvelee hallintoa ja kansalaisia
Jos katsotaan tilannetta julkishallinnon näkökulmasta, tietojohtamisella on hallinnossa tunnistettu selkeä rooli. Jo eduskunnan 2000-luvun alussa tekemissä tietojohtamisen hankkeissa todettiin, että valtion keskushallinnolle kuuluu kansallinen hallintotehtävä, joka on perustaltaan tietojohtamistehtävä.

Tietojohtamisen tarpeen ennakoidaan kuitenkin myös lisääntyvän. Esimerkiksi Victor Mayer-Schönberger arvioi hallinnon tulevaisuudenkuvan olevan informaatiohallintoa. Tietojohtamisen merkitys näyttäisi siis tulevaisuudessa korostuvan.

Julkishallinnon tietojohtamisen tavoitteet palautuvat hallinnon organisaatioiden yhteiskunnalliseen tehtävään. Valtiontalouden tarkastusviraston johtajan, Tuomas Pöystin mukaan tietojohtamisen tavoitteita julkishallinnossa voidaan näin ollen tarkemmin jäsentää hallinnon ja kansalaisten näkökulmasta.

Hallinnon näkökulmasta tietojohtamisella on luontevaa pyrkiä ensinnäkin tuottavuuden ja tehokkuuden kasvuun, jolloin esimerkiksi pyritään vähentämään päällekkäistyötä, lisäämään koordinaatiota, rationalisoimaan prosesseja tai tuottamaan yhteisiä tietoresursseja. Hallinnon tavoitteisiin kuuluu myös palvelujen tai organisaation toiminnan laadun ja vaikuttavuuden seuranta ja kehittäminen toimialueellaan.

Kansalaisten näkökulmasta julkishallinnon tietojohtamisen tarkoituksenmukaisuutta voi tarkastella demokratian näkökulmasta. Miten hyvin tiedonvälitys kansalaisten suuntaan toimii ja miten kansalaiset voivat osallistua päätöksentekoon ja saavat tietoa heitä koskevista toimista?

Mitä kehitettävää on tietojohtamisessa?
Tietojohtamisessa julkishallinnossa on koko joukko ongelmia tai haasteita. Sekä keskushallinnossa että kunnissa on esimerkiksi käytössä tietojärjestelmien kirjo. IT-toiminnan yhteistä koordinointia suunnittelua onkin pyritty tukemaan kehittämishankkein sekä esimerkiksi tänä vuonna perustetun Valtion IT-palvelukeskuksen avulla.

Toinen keskeinen ongelma on ollut yhteisten ja yhteentoimivien tietovarantojen puute, joka on haitannut esimerkiksi ministeriöiden ja eduskunnan tietojärjestelmien välistä tiedonkulkua.

Tietopalvelujen ja kirjastojen potentiaali päätöksenteon ja organisaation hankkeiden ja prosessien tietotukena ei myöskään ole tullut hyödynnetyksi välttämättä siinä mittakaavassa kuin se voisi olla mahdollista. Tietoammattilaisten tulisi yhä enemmän pyrkiä tukemaan organisaation hankkeita ja toimia, joihin tarvitaan taustatietoa, arvioita ja ennakointia. Kirjastojen ja tietopalvelujen perinteinen asetelma yksikkönä, jossa toimitaan vain paikalle tulevien asiakkaiden ja heidän toimeksiantojensa perusteella, ei enää vastaa tapoja, joilla tietoa verkon ja verkostojen ympäristöissä hankitaan ja käytetään.

Kansalaisten kuulemisessa ja osallisuudessa päätöksentekoon on myös Suomessa kehitettävää. Julkisuuslainsäädäntö tukee avointa tiedonsaantia viranomaisten toimista, mutta e-demokratia palvelut ovat nykyisellään hajanaisia ja kehittymättömiä. Silloinkin, kun verkkodemokratian kanavia on, niiden suhde ja vaikutus päätöksentekoon on jäänyt epäselväksi.

Kansalaiskeskustelusta ja kansalaisten näkemyksistä voitaisiin saada tukea päätöksenteolle ja näkökulmia käsiteltävän asian eri puolten ja vaikutusten hahmottamiseen. Käyttäjien tuottaman tiedon rooli on sitä paitsi myös yksityisellä sektorilla noussut arvossaan. Myös yritykset ovat laajalti kiinnostuneita käyttäjien äänestä ja kokemuksista. Ammatillisen asiantuntijuuden rinnalle onkin nousemassa ”kokemuksellinen tai tilannekohtainen asiantuntijuus”, josta saadaan usein yhtä arvokasta tietoa kuin tutkimuksesta. Asiantuntijoiden tieto ja käyttäjien kokemuksellinen ja tilannekohtainen tieto siis voivat hyödyllisesti täydentää toisiaan.

Tietojohtamisen verkosto etsii parhaita toimintamalleja
Tietojohtamisen verkosto on saanut alkunsa Valtioneuvoston tietopalvelujen ja kirjastojen (Valtipa) aloitteesta viime vuoden keväällä. Verkosto on ollut avoin tietoammattilaisille ja tietojohtamisesta kiinnostuneille. Tarkoituksena on, että verkoston vetovastuu on hajautunut, siksi erilaisia ajankohtaisiin teemoihin liittyviä kokoontumisia onkin järjestetty eri osallistujaorganisaatioissa, kuten Eduskunnan kirjastossa, Suomen Pankissa ja Sosiaali- ja terveysministeriössä.

Verkostossa on ollut mukana edustajia sekä julkishallinnosta ja yksityiseltä sektorilta. Tällä hetkellä postituslistallamme, jota päivitämme Eduskunnan kirjastossa, on yli 50 henkilöä.

Eduskunnan kirjasto on myös osallistunut tilaisuuksien järjestämiseen ja materiaalin tuottamiseen. Tähän mennessä olemme järjestäneet 2 tilaisuutta, joista toisessa kehittämisjohtaja Olli Mustajärvi on esitellyt Eduskunnan tiedonhallintaa ja tietojohtamista sekä VTV:n johtaja Tuomas Pöysti on esitellyt tietojohtamista valtion talouden tarkastusviraston näkökulmasta.

Lyhyesti voisi todeta, että tietojohtamisen verkosto on olemassa, jotta voisimme tunnistaa ja edistää parhaimpia toimintamalleja tietojohtamisessa ja tiedonhallinnassa. Niiden avulla voimme toivoaksemme yhtenäistää tiedon hallintaa, parantaa organisaation kykyä käsitellä tietoa ja kehittää uudenlaista tiedonjakamisen kulttuuria. Näin tehostuneesta tiedonhallinnasta on odotettavissa koko joukko muitakin hyötyjä organisaatiolle. Kirjasto- ja tietopalvelutyön näkökulmasta tavoitteena on myös löytää tiedonhallinnasta niitä keinoja, joilla voimme tehokkaammin tukea organisaation päätöksentekoa, hankkeita ja tietotyötä.

Tietojohtamisen verkoston postituslistalle voi ilmoittautua osoitteella: erika.bergstrom@eduskunta.fi

- Päivikki Karhula

Kuinka painia projektin kanssa?

Kirjastossamme on pari viime vuotta painittu kuva-arkiston tietojärjestelmäprojektin kanssa. Eduskunnan arkistoon kuuluu omana osanaan kuva-arkisto, joka viime vuosikymmenenä on käsitellyt pääsääntöisesti digitaalisia kuvia. Vanhoja valokuvia on viime vuosituhannen puolelta myös paperikuvina, negatiiveina sekä dioina. Uuden sovelluksen käyttöönotto on ollut isohko projekti kuva-arkistolta. Järjestelmä on ollut tuotantokäytössä jo yli vuoden ja nyt on onnahdellen avattu myös julkinen verkkopalvelu rajattuun kuva-aineistoon. Julkinen palvelu pyrkii palvelemaan paitsi mediaa niin myös sitä kadunmiestä. Palvelu löytyy osoitteesta www.eduskunta.fi/kuvat.

Painista tuli mieleen, että ehkäpä projekti kuin projekti voidaan kuvata painiottelun tapaan. Siinähän projektiryhmä kamppailee jonkin määritellyn ongelman ratkaisemiseksi. Onko ongelma selätettävissä? Olen käynyt muutamissa projektikoulutustilaisuuksissa, joissa aina projekti esitetään karkeasti vaiheittain: suunnittelu, toteutus, päätös. Jos tuon kääntää painimaailmaan, niin eduskunnan kuva-arkiston järjestelmäprojektin kulku voisi olla jotain seuraavanlaista.

1. erä: Varovaista pystypainia

Puhtaat painitrikoot päällä haetaan otetta koko hankkeseen, joka alkuvaiheessa on kovin liukas: Miksi tätä tehtäisiin, onko tähän rahaa, mitä lisäarvoa tästä syntyy? Hetken näyttää jo tiukka ote löytyvän: saadaan alustavat suunnitelmat sovittua, tehdään pilotti, löydetään yhteinen sävel ja rahoitus. Ote kuitenkin vielä lipsuu: ei tämä toimikaan näin. Sitten erän lopussa löytyy kunnon ote, oikea rajaus. Lopulliset suunnitelmat lyödään lukkoon. Tuomari viheltää ensimmäisen erän päättyneeksi.

2. erä: Vyörytystä ja takavöitä

Toisen erän alussa valikoitunut projektiryhmä vääntää hanketta tosissaan raa'alla työllä. Ohjausryhmä kannustaa ja huutaa ohjeita molskin laidalta kuin vanha kokenut valmentaja ikään. Nopeasti lähtevät projektiryhmän ensimmäiset onnistuneet heitot ja vyörytykset. Pisteitä karttuu vaikka välillä tekeminen on hieman nuhjaamista, oikea käsi ei aina tiedä mitä vasen tekee. Mattopainissa puolustetaan tiiviisti ja noustaan jopa ahdingosta päälle. Vältetään pahimmat junttaheitot ja takavyöt. Pieniä ruhjeita tulee mutta toinen erä tuntuu työvoitolta.

3. erä: Pistevoittoa hakemaan

Viimeisessä erässä laitetaan kaikki peliin. Ne ratkaisut, joita vielä passailtiin aiemmissa erissä otetaan nyt käyttöön. Nyt on kiire kerätä niitä viimeisiä pisteitä ennen päätöstä. Työmäärä ja yritys on valtava. Väkisin koitetaan puristaa kaikki osaaminen irti projektiryhmästä. Loppuvaiheessa otetaan aikalisä – venytetään ottelun/projektin päättymistä hieman, jotta saadaan paikat kuntoon ja nenät pyyhittyä. Lopun pystypainissa otetaan mahdollisesti vielä pieniä riskejäkin. Sitten se kongi kumahtaa, ottelu päättyy. Hankkeen dead-line on tässä. Hengästyneen voittajan käsi nostetaan: pisteet riittävät voittoon, kunnialliseen projektin päätökseen. Selätystä harvoin nähdään, tappioitakin tulee, mutta pistevoitto saa hymyn painijan huulille.

Suihkun jälkeen: Revanssia odotellessa

Suihkun jälkeen siistiydytään ja paikkaillaan vielä pienet ruhjeet. Samalla aletaan miettiä jo tulevia harjoituksia, kehittämiskohteita ja muita parannuksia. Ottelun jälkeisessä lehdistötilaisuudessa ollaan tyytyväisiä pistevoittoon sekä vastataan kohteliaasti hymyillen "miltä nyt tuntuu" –kysymyksiin.

Joissakin projekteissa, esimerkiksi tietojärjestelmäprojekteissa, on usein se kiero piirre, että ajan myötä projekti tavallaan tehdään uudestaan. Päästään uusintaotteluun samantyyppisillä lähtökohdilla, hieman erilaisten ongelmien kera. Eduskunnan kuva-arkistossakin joudutaan painiottelu uusimaan tulevaisuudessa.

Digitaalisen aineistojen, olivat se sitten digikuvia tai mitä tahansa, säilyvyys pitkälle tulevaisuuteen tulee olemaan työlästä ja kallista. Se, että eduskunnan digikuvat ovat nyt järjestyksessä ei vielä takaa niiden säilyvyyttä. Odotettavissa onkin vielä kunnon kamppailua näiden digikuvien kanssa: tiedostoformaattien muutokset, paremmat tietojärjestelmät, uudet tarpeet, säilyvyyden varmistaminen jne. Painitrikoot on syytä pitää tallessa. Ehkä kannattaisi vähän harjoitellakin.

Jani Stenvall (ei painitaustaa)